+48 91 485 81 50 [email protected]

Elastyczność rozwiązań cyfrowych – na ile to slogan, na ile prawda

Rozmowa z Grzegorzem Dembickim na temat elastyczności rozwiązań cyfrowych wspierających pracę – na przykładzie przedstawicieli medycznych, producentów i dystrybutorów w branży farmaceutycznej i medycznej.

Experts in Pharma: Elastyczność to od wielu lat popularne słowo, slogan, szczególnie w świecie biznesu, czy IT. Można odnieść wrażenie, że już spowszedniało i nie zwiastuje niczego nowego. Jednak z jakiegoś powodu wciąż chętnie się go używa. Jak to jest z rozwiązaniami cyfrowymi? Czy elastyczność wciąż jest istotna?

Grzegorz Dembicki: Zdecydowanie tak. Wynika to z tego, że wciąż jesteśmy w trakcie transformacji. Zmiany w metodach pracy i działaniu narzędzi to proces, który toczy się tu i teraz, a nie coś, co już się wydarzyło i przeszliśmy z tym do porządku dziennego. Jeszcze jakiś czas temu systemy cyfrowe były niezwykle wręcz sztywne. Mówię dosłownie – każda zmiana wymagała nakładów pracy deweloperskiej, czasu, generowała koszty. Z kolei teraz nowoczesne systemy są budowane zgodnie z ideą no-code. Mówiąc wprost, nie trzeba wykorzystywać programistów, którzy są najdroższym zasobem w IT. Możliwość ingerencji w funkcjonalności, czy sposób działania jakiegoś systemu jest teraz jego zwyczajną cechą, funkcją. Nie potrzebujemy już specjalnych kwalifikacji, zwykły użytkownik może obecnie robić to, co jeszcze do niedawna było domeną fachowców. Jeśli mówimy o branży farmaceutycznej, czy w ogóle o handlu, chodzi w tym wszystkim o to, aby zapewnić producentom takie możliwości, aby mogli sami zarządzać tym systemem. Bez pomocy programistów. Oczywiście nie muszą tego robić całkowicie samodzielnie, ponieważ mogą uzyskać pomoc w konfiguracji, ale jest to coś innego niż programowanie nowego rozwiązania. I to jest właśnie ta elastyczność, która przyszła do nas w rozwiązaniach cyfrowych.

EiP: Czyli w skrócie chodzi o to, żeby użytkownicy w jak największym stopniu mogli sami dostosować rozwiązania do swoich potrzeb?

GD: W dużej części tak. Na przykład w systemach wsparcia sprzedaży daje się użytkownikowi do dyspozycji odpowiednie edytory zadań i czynności. Zadania to np. wizyty handlowe, a czynności to jej kroki. To są najbardziej podstawowe procesy, które klient sam może dopasować pod własne potrzeby. Ale w tej chwili te możliwości są coraz szersze. W sprzedaży wykorzystuje się procesy lokalnych akcji promocyjnych, Perfect Store, wymiany towaru, przeceny, czy coaching przedstawicieli. Funkcjonują u każdego producenta, jednak u każdego trochę inaczej. Właśnie to „trochę inaczej” jest miejscem, gdzie do gry wchodzi elastyczność. Dostawcy rozwiązań cyfrowych tworzą zatem szkielety poszczególnych procesów oraz intuicyjne edytory, w których klient sam nada ostateczny kształt tym procesom. To musi dziać się szybko i jak najłatwiej. Tak, aby osoby odpowiedzialne za procesy sprzedażowe były w stanie same to wszystko skonfigurować, bez konieczności pisania i dzwonienia do programistów, a tym bardziej do dostawcy systemu. Podsumowując, użytkownicy oczekują, że będą mogli bardzo wiele zrobić samodzielnie, szybko, a cała platforma będzie dobrze dostosowana do ich indywidualnych potrzeb.

EiP: Jeśli chodzi o obsługę celów w systemach wsparcia sprzedaży – co zawsze akurat było sprawą indywidualną – też mamy obecnie coraz większe możliwości?

GD: Cele zawsze wyznacza klient, to jest oczywiste. Od zawsze takie systemy były pomyślane w ten sposób, aby cele mogły być  w nich wyznaczane, realizowane, weryfikowane i na końcu analizowane. Oczywiście mogą zdarzyć się takie cele, które są mocno skomplikowane i których system być może nie obsłuży, ale o to chodzi w elastyczności, żebyśmy dali klientowi tę możliwość określenia nawet takiego celu. To jest ten moment, kiedy warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czym dokładnie jest cel. Cel jest podaniem pewnej wartości referencyjnej, a potem odniesieniem wyniku do tej wartości referencyjnej. Musimy widzieć cały proces realizacji. W naszej firmie używamy określenia „tabele wartości referencyjnych” (TWR) – to jest takie miejsce, gdzie klient wgrywa/zasila system wartościami referencyjnymi. Mogą to być cele, ale także wiele innych wartości referencyjnych.

To, co naprawdę teraz się mocno rozwija, to ten ostatni etap – analiza wyników. Mamy do dyspozycji coraz to bardziej zaawansowane, wiec i bardziej elastyczne, narzędzia do analizy biznesowej – np. Microsoft Power BI, czy oparty na nim Biqsens naszego autorstwa. Takie narzędzia pozwalają użytkownikowi w zasadzie dowolnie skonfigurować to, co widzi. Może tworzyć podręczne dashboardy z wybranymi przez siebie wskaźnikami (na przykład realizacji poszczególnych celów). Dostawcy rozwiązań analitycznych nieustannie tworzą gotowe do użytki analityki dotyczące niemalże każdego obszaru działalności firmy. Mając do dyspozycji system wsparcia sprzedaży powiązany ze środowiskiem do analizy biznesowej producent jest tak naprawdę uzbrojony w niesamowity oręż, którym może posługiwać się w dowolny sposób. Konfigurować niemalże wszystko, co widzi, aby na bieżąco mieć dostęp do tych informacji, których potrzebuje.

EiP: Na ile narzędzia cyfrowe pomagają wykonać to, co chcemy, a na ile definiują nasze możliwości/narzucają strategię działania?

GD: To oczywiście zależy od szczebla w hierarchii firmy. Nie wszędzie ta elastyczność będzie jednakowa. Większa będzie w kadrze zarządzającej, te osoby są odpowiedzialne za strategię. Decydują „my chcemy, żeby było tak”. Ale potem, im niżej w hierarchii organizacji, ta elastyczność teoretycznie jest mniejsza. Jednak to nie do końca w tym rzecz, bowiem narzędzia cyfrowe odzwierciedlają to, co się dzieje na każdym szczeblu. Założenia odnośnie modelu pracy podjęte „na górze” muszą być odwzorowane w rozwiązaniu używanym przez pracowników terenowych. Zatem w przypadku systemów IT o elastyczności powinniśmy mówić w kontekście całej organizacji, która działa jak system naczyń połączonych.

Rozwiązania cyfrowe w ogóle bardzo mocno zmieniły pracę ludzi w terenie. Pamiętamy czasy, gdy wszyscy pracowali na papierze, gdy zamówienia były wysyłane faksem, na poczcie były kolejki wieczorami. Wtedy zamówienia też się woziło osobiście do dystrybutora. Ile czasu przedstawiciel musiał stracić na sprawy, o których teraz nikt nawet nie myśli. Handlowiec siedzący późnym wieczorem przed laptopem i aktualizujący dane w excelu nie był rzadkim widokiem. Wprowadzał dane ręcznie i musiał sobie przypominać, o której godzinie, gdzie był.

Dzięki digitalizacji przedstawiciele mogą skupić się na najważniejszym aspekcie pracy, zapomnieć o żmudnych czynnościach, które odbywają się niemal automatycznie. Systemy cyfrowe pomagają im pamiętać o zamówieniach, ekspozytorach, promocjach, na które się umówili. Przedstawiciel wsiada rano do auta i wie gdzie jechać, to jest bardzo istotne. Wcześniej bywało tak, że przedstawiciel jeździł w różne miejsca, bo taki miał teren i postanawiał np. jechać do „tej” apteki, bo farmaceutka jest miła, więc chętnie ją odwiedzał. Nie zawsze przekładało się to na wielkość zamówień. Obecnie przedstawiciel ma w aplikacji wszystkie informacje na temat historii współpracy z danym klientem. Wie od razu, jakimi klientami warto się zająć w pierwszej kolejności, jakie działania należy u nich podjąć. System go tak naprawdę wyręcza w większości kwestii, które dotychczas zabierały niesamowicie dużo czasu. Nie jest zatem niewolnikiem tabelek i raportów – ma czas na to, aby zadbać o relacje, nie działa w niedoczasie. Można powiedzieć, że im więcej cyfryzacji, tym o dziwo więcej miejsca na czynnik ludzki i relacje.

Kolejną rzeczą jest też fakt, że współczesne systemy wspierające sprzedaż potrafią łączyć dane z wielu różnych źródeł. Od dystrybutorów, od agencji badawczych typu AC Nielsen, PEX PharmaSequence, czy IQVIA. Od sieci farmaceutycznych. Daje to zupełnie nową perspektywę, jeśli chodzi o planowanie strategii i zrozumienie rynku. Większa wiedza to większe możliwości. Zatem nowoczesne systemy nie definiują naszego sposobu działania, one dają nam informacje i rzucają światło na ukryte dotąd aspekty. Co użytkownik zrobi z tą wiedzą, to już zależy od niego. Ma w ręku narzędzia, które pozwalają wykorzystać ją na tysiące sposobów. Choć oczywiście w szczegółowym wycinku całości możemy mówić o prowadzeniu za rękę – tam, gdzie jest to oczywiście przydatne. W końcu systemu również podpowiadają, jakie działania należy lub warto podjąć. Mówią na przykład „odwiedź tego klienta i zasugeruj te produkty, czy promocję, daj mu gift”. Wszystko na podstawie wcześniej zgromadzonych danych o współpracy. Jednak jest to po prostu pomoc, automatyzacja pewnych kwestii, a nie narzucanie jakiegoś działania.

EiP: Mówiliśmy o łączeniu danych z różnych źródeł. To chyba jest obecnie jeden z najważniejszych aspektów oprogramowania dla handlu? Mówi się o tym, że firmy stają się organizacjami napędzanymi danymi. Jak wykorzystanie danych wygląda w praktyce?

GD: Tak, możemy śmiało powiedzieć, że kierunek rozwoju narzędzi IT zdecydowanie idzie w stronę integracji danych. Rozwiązania cyfrowe dostarczają informacji tu i teraz – to jest ich największa wartość. To już nie są te czasy, kiedy wpatrywaliśmy się w tabelę excelową, która przychodziła z opóźnieniem dwudniowym albo dłuższym. Trudno było wtedy zareagować  chociażby na braki magazynowe. To jest dobry przykład, bo out of stocki są wielkim złem w każdym biznesie. Tego typu sytuacja nigdy nie powinna mieć miejsca. Na szczęście cyfrowe zarządzanie łańcuchem dostaw ogranicza braki magazynowe do minimum. Jeśli chodzi o nasze rozwiązanie, system Emigo, to praktycznie co godzinę otrzymuje on dane o stanach magazynowych od dystrybutorów. Dzięki temu przedstawiciel cały czas widzi w jakich magazynach dostępne są produkty. To jedno. Druga rzecz to poziom analizy. Dostępne są analityki, które pozwalają na bieżąco monitorować cały łańcuch dostaw. Widać na nich jak na dłoni ile danego produktu jest w konkretnym magazynie. Takie analityki są też w stanie przewidzieć na jak długo tego produktu w tym magazynie wystarczy, uwzględniając historyczną rotację. W ten sposób znowu wracamy do tematu elastyczności. Zorientowanie się w sytuacji zajmuje kilka sekund i jeśli widzimy, że jakiegoś produktu może zabraknąć w danym magazynie, możemy z poziomu analityki błyskawicznie wysłać do niego sugestię zapotrzebowania. Tutaj elastyczność rozumiemy jako możliwość szybkiej reakcji na potrzeby rynku. Dzięki danym możemy też monitorować na przykład odsprzedaż naszych produktów od dystrybutora, czy odsprzedaż w aptekach. Widzimy każdy etap łańcucha i możemy nim zwinnie zarządzać, unikając out of stocków.

Jeśli spojrzymy na to szerzej, to możemy powiedzieć, że dzięki cyfryzacji całą branża jest bardziej elastyczna. Zwiększyła się dynamika pracy, czy dystrybucji. Stała się ona szybsza i pewniejsza. Zmiany, jakie zaszły na tym obszarze są przeogromne. Aż trudno jest porównać rok 2021 do tego, co mieliśmy do dyspozycji 5 albo 10 lat temu.

EiP: Jeśli nowe możliwości otwierają się przed niemal każdym aspektem sprzedaży, to dotyczy to również ekspozycji?

Oczywiście. W pierwszej kolejności to, o czym wspominałem wcześniej – producenci, a w zasadzie ich zespoły sprzedażowe, mają do dyspozycji zaawansowane narzędzia obsługujące wszystkie procesy sprzedaży, w tym badanie standardów ekspozycji. Tutaj wystarczy teraz, że przedstawiciel zrobi zdjęcie półki, a system wyczyta z niego wszystkie potrzebne informacje. Nie musi już sam liczyć face’ów, udziału w półce, czy sprawdzać poprawności cen. Photo recognition już jest, a będzie jeszcze bardziej obecny w naszych systemach, procesach i codziennej pracy przedstawicieli.

Inną ciekawą nowością jest ułatwienie handlowcom pracy w sposób, który jeszcze kilka lat temu był nie do pomyślenia. Obecnie przedstawiciel, który ustala z apteką, czy sklepem wybór ekspozytorów nie musi wcale wozić ich ze sobą i pokazywać każdego po kolei. Dysponujemy rozszerzoną rzeczywistością, dzięki której odbywa się to na ekranie tabletu lub telefonu. Przedstawiciel kieruje kamerę urządzenia w wybrane miejsce w aptece, czy sklepie, wybiera typ ekspozytora i po chwili na obrazie z kamery widoczny jest jego trójwymiarowy model. Można nim dowolnie obracać, przesuwać, a na koniec zrobić zdjęcie. Warto zaznaczyć, że ten system rozszerzonej rzeczywistości zachowuje prawdziwe wymiary ekspozytorów, więc od razu widać, gdzie można go umieścić. Po skanowaniu i wstawieniu wirtualnego ekspozytora możemy zrobić zdjęcie całej ściany albo apteki już z ustawionym wirtualnie ekspozytorem i wysłać je na adres email farmaceuty. Czasami jest tak, że musi skonsultować wygląd swojej apteki z centralą sieci, czy z osobą, która jest odpowiedzialną za ekspozycję i wystrój miejsca. W ten sposób cały proces jest znacznie skrócony, a praca przedstawiciela dużo łatwiejsza.

EiP: Dziękuję za rozmowę.

GD: Również dziękuję.

 

NASZ ADRES

Sagra Technology Sp. z o.o.
ul. Cyfrowa 4
71-441 Szczecin

NIP: 852-060-49-61
Bank: Bank PEKAO S.A. I/O Szczecin
Konto: 71 1240 3813 1111 0000 4393 1739

KONTAKT

+48 91 4858150
+48 91 4858150 w. 40