5 wyzwań w procesie tworzenia własnej bazy punktów sprzedaży

Zarządzając zespołem sprzedaży, zależy nam na tym, aby uzyskać możliwie najwyższą efektywność pracy. Oczywistym krokiem w tym kierunku jest korzystanie z narzędzi pozwalających na ułatwienie wykonywania codziennych zadań pracownikom. Papierowy kalendarz spotkań wydaje się najbardziej podstawową formą, chociaż już nieco archaiczną. Jego funkcję przejął z powodzeniem smartfon, który mamy zawsze przy sobie. Z pomocą telefonu możemy też realizować zamówienia, wysyłać wiadomości, czy sprawdzać trasę dojazdu. Jednak najbardziej pomocna, zwłaszcza dla przedstawiciela handlowego, jest bogata i szczegółowa baza danych punktów detalicznychusługowych, czy hurtowni. Dlatego właśnie tak wiele firm podejmuje próby zbudowania własnej bazy sklepów dla przedstawicieli. Ułatwia to regionizację, równy podział punktów pomiędzy pracownikami i regularne dbanie o każdego klienta. Budowanie takiej bazy może zająć wiele lat i wiąże się z niebezpieczeństwami, o których warto wiedzieć, zanim jeszcze zaczniesz.

Niepełne dane w bazie punktów sprzedaży 

Jeśli posiadasz system informatyczny, gdzie każdy Twój pracownik może dodawać kolejne firmy, oraz aktualizować informacje o nich, to już pierwszy krok do zbudowania dużej bazy. Kto inny, niż pracownicy terenowi, będą wiedzieć lepiej, gdzie dokładnie znajduje się dany punkt, jak się nazywa, co można mu zaoferować itd. Ci sami pracownicy to też osoby, które liczą każdą minutę, aby jak najszybciej zrealizować codzienną ilość zadań. Gdy przyjdzie im uzupełniać długi formularz, aby dodać punkt do bazy, szybko się okaże, że wiele informacji brakuje. Może brakować np. Regonu, NIP-u, lub dokładnego adresu z kodem pocztowym — co utrudni wysłanie np. próbek lub przypomnienia o zapłacie pocztą tradycyjną. Pracownicy w pośpiechu pominą niektóre pola formularza, jeśli nie mają tych informacji pod ręką. Efektem będzie duża baza z wieloma niekompletnymi rekordami.

Nieprawdziwe dane i duplikaty

W poprzednim akapicie wspominaliśmy o pozostawianiu pustych pól w bazie danych z powodu pośpiechu lub braku tych informacji pod ręką. Pierwsze rozwiązanie, jakie przychodzi do głowy, to po prostu ustawić system tak, aby pola te były obowiązkowe i tylko po uzupełnieniu wszystkich danych, sklep może zostać dodany do bazy. Pracownicy, jeśli pole jest obowiązkowe, mogą dodać niesprawdzone informacje, aby tylko zakończyć zadanie i dodać firmę. Potrzebują w końcu mieć ten punkt w systemie, aby dodać informacje o odbytej wizycie, podpisanej umowie, zamówieniu, zdaniu raportu. Taka sytuacja prowadzi do tego, że baza zawiera błędy już od samego początku jej tworzenia. Dodatkowym problemem jest duplikowanie. Jeśli jeden pracownik dodał „apteka DOZ”, a drugi „apteka Dbam o Zdrowie”. Jeden z nich podał prawdziwy NIP, a drugi niepoprawny, mamy zduplikowany punkt, każdy z pracowników odwiedza ten sam sklep, nie wiedząc, że ktoś inny już go obsługuje. Łatwo sobie wyobrazić jak nieefektywna będzie taka baza.

Błędy w formatowaniu danych

Dane adresowe, NIP, nazwa firmy, jak i wiele innych informacji może być często zapisana na różne sposoby. Przykładowo „ul. Bolesława Śmiałego 11-3″, „B. Śmiałego 11/3”, „Śmiałego 11 m.3”. W naszej bazie danych tworzy to 3 zupełnie odrębne rekordy. NIP napisany jednym ciągiem znaków lub z myślnikami to także 2 różne rekordy. „Nazwa Firmy Sp. J.”, a „Nazwa Firmy Spółka Jawna” także będzie generowało oddzielne rekordy. Jeśli przyjmiemy jedno określone formatowanie wszystkich informacji, możemy uniknąć takich problemów, trudno jest jednak skutecznie dopilnować, aby absolutnie każdy stosował się do tego systemu. To wszystko tylko przyczynia się do większego bałaganu, jeszcze większej ilości duplikatów i nieprecyzyjnych informacji na raportach.

Problemy z GIODO, niebezpieczeństwo wycieku danych

Jeśli przetwarzamy dane osobowe, naszym obowiązkiem jest taką aktywność zgłosić do GIODO. Zobowiązujemy się także do stosowania należytych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć kradzieży tych danych, co może być dramatyczne w skutkach dla całej firmy, skutkować wysokimi karami, procesami w sądzie, a nawet odpowiedzialnością karną. Ochrona baz danych to niezwykle trudna kwestia, która w większych firmach powierzana jest dedykowanym specjalistom. Ich praca polega tylko i wyłącznie na zapewnieniu należytego bezpieczeństwa informacji i ich ochronie przed wyciekiem.

Nieaktualne informacje

Załóżmy, że nasz pracownik w 2019 roku dodał prawidłowo do bazy wszystkie punkty sprzedaży w swoim regionie. W roku 2021 część z nich już nie istnieje, zmieniła nazwę, przebranżowiła się, przeniosła pod inny adres, czy zmieniła właściciela. Pracownik nie zawsze ma czas, aby sprawdzać, czy dany sklep dalej istnieje, zwłaszcza jeśli ostatnio go nie odwiedza. Z biegiem lat, nieaktualne i/lub nieprawidłowe informacje mogą stanowić nawet 80% naszej bazy danych b2b. Sprawia to, że jest ona w dużej mierze bezużyteczna. 

Rozwiązanie 

Jak możemy łatwo zaobserwować, tworzenie własnej bazy b2b jest niezwykle trudne, czasochłonne, kosztowne i niesie ze sobą wiele niebezpieczeństw. Czy na pewno warto więc angażować się w ten proces? Czy możemy szybciej i prościej uzyskać pożądany efekt, ponosząc przy tym mniejszy koszt całkowity? Możemy! Najłatwiej jest skorzystać z gotowej bazy danych WINPOINT stworzonej przez Sagra Technology. To rozwiązanie pozwala nam: 

  1. Mieć pewność, że punkty zawierają wszystkie informacje, co przekłada się na łatwiejsze wyszukiwanie, sortowanie, łatwy dostęp do informacji i zarządzania nimi. Czuwa nad tym nie tylko zaawansowany algorytm, ale też dedykowany zespół specjalistów, którzy regularnie aktualizują wszystkie rekordy.
  2. WINPOINT zawiera tylko prawdziwe dane. Taka weryfikacja to znacznie więcej niż standardowe sprawdzenie NIP. Jeśli jest taka potrzeba, specjaliści kontaktują się z punktem telefonicznie i potwierdzają wszystkie informacje. W bazie nie ma duplikatów, dzięki czemu nasze działania są precyzyjne i nie zawierają błędów.
  3. Cała baza posiada uniwersalne formatowanie danych, jednolite dla każdego rekordu. To pozwala na płynne wykorzystanie ich nie tylko w podstawowej aplikacji, ale też łatwą integrację z niemal dowolnym narzędziem, z którego korzystamy.
  4. Baza jest zarejestrowana w GIODO oraz zarządzana zgodnie z zasadami RODO. Wszystko to odbywa się po stronie Sagra Technology, więc mamy pewność, że informacje przechowywane są zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Rygorystyczny proces kontroli danych sprawdza istniejące rekordy z tymi dostępnymi na przykład w CEiDG, Głównym Urzędzie Statystycznym, Poczcie Polskiej i w wielu innych źródłach. Sagra każdego miesiąca obsługuje ponad 10 tysięcy wniosków o zmianę danych w bazie. Daje to pewność, że Twoja firma korzysta z najbardziej aktualnych informacji, jakie są tylko dostępne. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie WINPOINT, możesz pobrać darmowy PDF lub umówić się na prezentację z naszym specjalistą