Składanie zamówienia to dla większości użytkowników podstawowa funkcja systemów wsparcia sprzedaży. Dlatego ważne jest, aby ten obszar był szczególnie dopracowany. System Emigo zaprojektowaliśmy tak, aby „wyciskał” z automatyzacji jak najwięcej aktualnie dostępnych możliwości. Jak zatem Emigo może ułatwić producentom proces obsługi zamówień?
Zarządzanie zamówieniami ma być łatwe
Zacznijmy od rzeczy najbardziej przyziemnej, ale niezwykle istotnej. Proces zamówień musi być w systemie zaprojektowany tak, aby nie utrudniać przedstawicielom pracy. Dotyczy to przede wszystkim przebiegu kolejnych czynności, jak np. wyboru dystrybutora/magazynu do zamówienia.
Wiele systemów umożliwia jedynie wybór dostawcy na samym początku zamówienia. W efekcie całość zamówienia może dotyczyć jedynie produktów, które są dostępne w wybranej hurtowni. Jeśli przedstawiciel chce zamówić produkty niedostępne u wybranego dostawcy, musi utworzyć nowy formularz zamówienia – i tak wiele razy w ciągu jednej wizyty. Takie rozwiązanie powoduje, że wizyta niepotrzebnie się przeciąga lub przedstawiciel jest zmuszony składać zamówienia później, na podstawie notatek – a to może powodować błędy.
Dlatego w pierwszej kolejności warto zadbać o to, by system pozwalał wybierać wielu dostawców w ramach jednego zamówienia. W Emigo magazyn można wybrać osobno do każdej pozycji. W trakcie wizyty przedstawiciel wykonuje tylko jedną czynność zamówienia, na jednym formularzu. Może wskazać optymalnego dostawce dla każdej pozycji, co znacznie przyspiesza cały proces i nie nastręcza niepotrzebnych trudności.
Ułatwienia również mogą polegać na zmniejszeniu liczby kliknięć, które przedstawiciel musi wykonać. Sytuacje, w których handlowiec pokazuje zdjęcia produktów kierownikowi sklepu, by zaraz utworzyć zamówienie, często wymagają przejścia przez kilka różnych menu w aplikacji. Dlatego, aby uniknąć takich utrudnień, w Emigo można dodać produkt do zamówienia wprost z widoku zdjęcia.
Kilka kliknięć i zamówienie gotowe – integracja z ERP
Już teraz możliwości wykraczają daleko poza tradycyjne wysyłanie zamówienia mailem. Przede wszystkim do akcji wkracza integracja z systemem magazynowym dystrybutora, bardzo istotna dla całego ekosystemu Emigo. Dzięki niej zamówienia przygotowane przez przedstawiciela trafiają wprost do systemu ERP. Nie trzeba ich przepisywać, natomiast można śledzić na bieżąco status realizacji. Przedstawiciele widzą też, jaką ilość produktu na stanie mają poszczególne magazyny.
Oferty i kategorie klientów
To nie koniec – zarządzanie zamówieniami jest usprawnione również w obszarze wyboru produktów do zamówienia. Emigo przyporządkować różne oferty do różnych kategorii klientów. Przypisując obowiązkowy dla danej kategorii klienta asortyment, można w łatwy sposób zadbać o zachowanie standardów dystrybucji.
Handlowiec odwiedzający na przykład sklep osiedlowy nie będzie tracił zatem czasu na zastanawianie się, jakie produkty należy zamówić. System sam wskaże mu oferty odpowiednie dla tego sklepu. Podobne podpowiedzi mogą dotyczyć listingu dla danej kategorii klientów i produktów dotychczas zamawianych w konkretnym sklepie.
System pozwala przedstawicielom zachować sporą elastyczność. Wyobraźmy sobie sytuację, w której na rynek wprowadzono nowy produkt. Handlowiec chcąc wstępnie oszacować popyt na niego, może w trakcie wizyt przygotować niewiążące zamówienia, ale ich realizacje odłożyć w czasie. Kończąc pracę, nie musi więc zlecać zamówień do realizacji, tylko może pozostawić je otwarte do czasu ostatecznego potwierdzenia.
Automatyczne sugestie zamówień
Rzeczywistość pokazuje, że o ile samo wysłanie zamówienia do hurtowni trwa chwilę, to tworzenie listy produktów do zamówienia potrafi znacząco wydłużać wizytę handlową. W przypadku dużej liczby wizyt nawet te kilka minut poświęconych na „wyklikanie” zamówienia w każdym punkcie może łącznie dać czas, który handlowiec mógłby przeznaczyć na całą, dodatkową wizytę. Nie zawsze też wszystko przebiega idealnie. Przedstawiciel w pośpiechu może zapomnieć o niektórych produktach lub zamawiać tylko te, co zwykle, pomijając nowe lub promocyjne produkty.
Nie zawsze też właściwie zidentyfikuje potencjał sklepu. Wtedy może okazać się, że oferta wcale nie jest najlepiej do niego dopasowana. Problemy pojawiają się też w okresach, w których wdrażani są nowi przedstawiciele. Często nie mają jeszcze dostatecznej wiedzy o produktach, które w poszczególnych punktach najlepiej rotują. Może to powodować zauważalne spadki obrotu. W Emigo istnieje na szczęście na to sposób. System potrafi przedstawić automatyczną sugestię zamówienia tj. gotową listę produktów wraz z ich odpowiednimi ilościami. Jak to jest możliwe?
Podstawą tutaj są odpowiednie dane. Jednym z głównych źródeł, na bazie którego system buduje sugestie, jest historia dotychczasowych zamówień w konkretnym sklepie. Na tej podstawie system wybiera produkty, które dany punkt zamawia najczęściej, czyli zwykle te, które rotują najlepiej. Ale to nie wszystko.
Dodatkowym źródłem danych mogą być też dystrybutorzy. Dzięki temu pod uwagę nie są brane tylko produkty zamawiane u przedstawicieli, ale też bezpośrednio w hurtowniach. Dopiero łącząc te dwa źródła, można stworzyć listę naprawdę dobrze sprzedających się w danym miejscu produktów. Przy okazji lepiej poznajemy potencjał tego punktu. Poza historią zamówień i danymi od dystrybutorów sugestie mogą opierać się też na planie sprzedaży. Oznacza to, że oprócz najlepiej sprzedających się produktów, Emigo podpowie też te, na których producentowi akurat zależy, nowe lub znajdujące się w promocji.
Automatyczne tworzenie listy produktów do zamówienia to jeden z najlepszych przykładów zaawansowanych możliwości Emigo. Nie tylko ułatwia i przyspiesza zarządzanie zamówieniami, ale daje też dalej idące korzyści:
- Skrócenie czasu i obniżenie kosztów budowania zamówienia przez PH, eliminacja ryzyka pomyłki lub pominięcia produktów,
- Dostosowanie oferty do rzeczywistego potencjału punktu sprzedaży,
- Zachowanie poziomu sprzedaży w czasie rotacji przedstawicieli,
- Zapewnienie realizacji planu sprzedaży (uwzględnienie nowych produktów i promocji w zamówieniach),
- Wzrost sprzedaży.
Sztuczna inteligencja i zarządzanie zamówieniami
Automatyczne sugestie zamówień mogą być też efektem użycia jeszcze innych rozwiązań. Z Emigo współpracują narzędzie oparte na AI – ClusterSense, który samodzielnie tworzy segmentację behawioralną punktów sprzedaży. AI analizuje historię zakupową w poszczególnych punktach i wykrywa pewne wzorce zachowań, często trudne do dostrzeżenia dla człowieka. Później grupuje automatycznie punkty w segmenty, czyli grupy o podobnych preferencjach i zachowaniach.
Co najważniejsze, system jest w stanie podpowiadać przedstawicielom oferty dostosowane do preferencji danego segmentu. W ten sposób przedstawiciel w trakcie wizyty handlowej otrzymuje automatyczne sugestie produktów do zamówienia, odpowiednie dla segmentu, do którego należy sklep. Podpowiedzi wskazują produkty, które powinny znaleźć się w danym sklepie, preferowane przez segment, nowe dla klienta czy np. aktualnie popularne lub sezonowe. Dzięki temu łatwo jest odnaleźć ukryty i niezagospodarowany potencjał punktów sprzedaży.
Sprawne zarządzanie zamówieniami oznacza korzyści dla całej firmy
Automatyzacja codziennej pracy handlowców daje też pozytywne efekty w dużo szerszej perspektywie. Informacje pozyskane dzięki wymianie danych pomiędzy Emigo i ERP pomagają lepiej kontrolować łańcuch dostaw. Jeśli dołożymy do tego korzyści, które dają automatyczne sugestie, okaże się, że wartość poszczególnych zamówień wzrasta. W oczywisty sposób przekłada się to większą sprzedaż – nawet o kilkadziesiąt procent.
Jeśli każda z wizyt, które przedstawiciel wykonuje w ciągu dnia, skróci się choćby o kilka minut, może okazać się, że handlowiec zyskuje czas na odwiedzenie kolejnego klienta. Ta sytuacja przypomina słynny przykład linii lotniczych, którym udaje się zaoszczędzić milionowe kwoty, rezygnując z kilku oliwek w serwowanych sałatkach. Usprawnienia codziennych czynności przedstawicieli handlowych potrafią dać efekty w postaci znacznego wzrostu sprzedaży i zmniejszenia kosztów.
Chcesz usprawnić procesy zarządzania zamówieniami klientów w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami, żeby dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać zamówieniami z wykorzystaniem systemu SFA.
