Na czym polega integracja systemów w sprzedaży

Czym jest integracja systemów?

Obecnie w prawie każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym sprzedaż jest w wysokim stopniu zdigitalizowana. Obsłużenie wszystkich procesów biznesowych, zdalne zarządzanie, zapewnienie dostępu do potrzebnych danych, centralne zarządzanie rozproszonymi jednostkami, obsługa klientów, funkcjonowanie baz danych, zarządzanie magazynami – to wszystko obszary, którymi nie da się często zarządzać w ramach jednego systemu. Potrzebne są zatem rozwiązania, które umożliwiają komunikację, wymianę informacji (wymianę danych) między nimi.

Integracja systemów IT to proces automatycznego łączenia i wymiany danych między różnymi platformami, takimi jak systemy producenta (np. SFA), systemy klasy ERP dystrybutorów czy oprogramowanie apteczne. W praktyce proces integracji oznacza stworzenie cyfrowego mostu, który pozwala na płynną synchronizację informacji o zamówieniach, stanach magazynowych oraz słownikach towarów bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest wyeliminowanie rutynowych operacji, co prowadzi do znacznej redukcji kosztów operacyjnych i minimalizacji błędów. Prawidłowo wdrożona integracja systemów dostarcza kadrze zarządzającej kompleksowy widok na całą strukturę sprzedaży, umożliwiając identyfikację barier handlowych oraz podejmowanie trafnych, proaktywnych decyzji biznesowych.

Dlaczego integracja systemów informatycznych jest ważna?

W dzisiejszym środowisku handlowym kluczowym wyzwaniem dla producentów jest sprawny i bezbłędny przepływ danych pomiędzy wszystkimi ogniwami łańcucha sprzedaży. Skuteczna integracja systemów przestaje być jedynie technicznym udogodnieniem, a staje się fundamentem budowania trwałej przewagi konkurencyjnej. Często od tego, w jaki sposób firmie uda się odpowiedzieć na to wyzwanie, zależy czy pracownicy będą mieli dostęp do aktualnych informacji, bezpośrednie połączenie z bazą danych i czy będą w stanie poprawnie wykonywać swoje zadania.

Integracja systemów IT wspierających sprzedaż

W przypadku oprogramowania wspierającego sprzedaż, najczęściej zintegrowane systemy to przede wszystkim narzędzia dla przedstawicieli (SFA) oraz systemy informatyczne dystrybutorów (magazynowe, ERP). Integracja systemów tego rodzaju pozwala uniknąć różnych problemów, które wpływają na generowanie błędów oraz obniżenie efektywności procesów. Metody integracji systemów IT mogą być różne, jednak w przypadkach, o których piszemy, najczęściej dobywa się to przez API lub dedykowany łącznik (oprogramowanie pośredniczące).

Szerokie możliwości integracji są właśnie jedną z najmocniejszych stron Emigo – systemu SFA, który w kompleksowo wspiera zespoły handlowe producentów z różnych branż. Jakie są główne obszary, w których integracja ma w Emigo największe znaczenie?

• Automatyczna wymiana danych z dystrybutorami: wykorzystanie usługi Integra do łączności z systemami klasy ERP.
• Integracja z najpopularniejszymi systemami aptecznymi, takimi jak Kamsoft KS-Apteka, co pozwala na pełne śledzenie losów zamówienia.
• Integracja danych sprzedażowych z zewnętrznych źródeł: dostosowanie do słownika producenta danych o wielkości odsprzedaży i stanów magazynowych Twoich produktów we wszystkich kanałach dystrybucji.

Dzięki certyfikowanym przez Microsoft łącznikom, Emigo pozwala na konsolidację danych o sprzedaży, stanach magazynowych i aktywnościach terenowych w jednym miejscu.

Takie podejście nie tylko redukuje koszty operacyjne poprzez eliminację rutynowych operacji, ale przede wszystkim dostarcza kadrze zarządzającej pełen obraz sytuacji, umożliwiając podejmowanie trafnych i proaktywnych decyzji.

Proces integracji z systemami dystrybutorów (ERP) przez usługę Integra

Kluczowym filarem efektywności w kanale sprzedaży pośredniej jest sprawna i bezbłędna integracja systemów producenta oraz jego partnerów handlowych.

Usługa Integra w ramach ekosystemu Emigo stanowi technologiczny most, który pozwala na automatyczną wymianę danych między systemem producenta a systemami klasy ERP oraz innymi rozwiązaniami informatycznymi dystrybutorów.

Dzięki tak zaawansowanej łączności, wymiana danych zachodzi w czasie rzeczywistym i obejmują szereg krytycznych obszarów:

• Synchronizacja zasobów: Integracja umożliwia bieżącą wymianę słowników towarów i klientów oraz monitorowanie aktualnych stanów magazynowych u dystrybutorów.
• Automatyzacja zamówień: Zamówienia zbierane w terenie przez przedstawicieli trafiają bezpośrednio z Emigo do systemów dystrybutora, co znacząco skraca czas ich procesowania i eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu danych.
• Pełna informacja zwrotna: System Emigo automatycznie pobiera odpowiedzi o statusie realizacji zamówień, co pozwala na precyzyjną identyfikację czynników blokujących handel.

Z punktu widzenia operacyjnego, taka integracja systemów jest w pełni zautomatyzowana i opiera się na specjalnym łączniku, który konwertuje dane między różnymi formatami systemowymi. Dzięki temu przedstawiciele handlowi w trakcie składania zamówienia widzą stany magazynowe i mogą wybrać optymalnego dostawcę.

Mają też na bieżąco wgląd w status realizacji zamówień wraz przyczynami ewentualnego niepowodzenia – dzięki temu z kolei można zrozumieć przyczyny utraconej sprzedaży.

Wdrożenie tych rozwiązań nie tylko porządkuje relacje z dystrybutorami, ale przede wszystkim pomaga sprawniej i szybciej realizować zamówienia, bez błędów i opóźnień, a także reagować tam, gdzie pojawią się problemy z dostępnością produktów.

Ekosystem apteczny – integracja z systemem Kamsoft (KS-Apteka)

Specyficznym i niezwykle istotnym obszarem, w którym integracja systemów odgrywa kluczową rolę, jest sektor farmaceutyczny. Emigo oferuje zaawansowane rozwiązanie pozwalające na połączenie procesów realizowanych w aptekach z działaniami producenta oraz dystrybutorów.

Sercem tego rozwiązania jest integracja z systemem Kamsoft (KS-Apteka). W praktyce oznacza to, że zamówienia składane przez apteki bezpośrednio w ich systemie są automatycznie przekazywane do Emigo. Następnie, za pośrednictwem usługi Integra, zamówienia te trafiają prosto do dystrybutorów, co domyka obieg informacji w łańcuchu dostaw.

Taki model współpracy przynosi producentom szereg strategicznych korzyści:

• Pełna transparentność procesu: producent może śledzić cały cykl życia zamówienia – od momentu jego wysłania, aż po uzyskanie zwrotnej informacji o statusie realizacji w hurtowni.
• Precyzyjna identyfikacja braków: w przypadku braku realizacji zamówienia, system dostarcza informacji o konkretnej przyczynie takiej sytuacji, co pozwala na szybką reakcję i optymalizację logistyki.
• Kompleksowa analityka sprzedaży: integracja zapewnia dostęp do danych o strukturze produktowej, ilościowej oraz wartościowej całego obrotu aptecznego. Dzięki temu producent widzi pełną skalę strumienia zamówień, a nie tylko te pochodzące od przedstawicieli handlowych.

Wszystkie zgromadzone dane trafiają do jednej analityki Power BI. Posiadanie tak spójnych informacji pozwala na realizację dodatkowych, zaawansowanych procesów, takich jak automatyczne rozliczanie rabatów retro z hurtowniami.

W tym kontekście integracja systemów staje się dla producenta farmaceutycznego fundamentem efektywnego zarządzania sprzedażą i rentownością.

Integracja systemów a integracja danych sprzedażowych

Kiedy próbuje się łączyć dane z systemów różnych dostawców, używanych przez różne firmy, pojawia się kwestia rozbieżności w używanej terminologii, co rodzi potrzebę ujednolicenia słowników.

Służy temu platforma SPOIVO, która automatycznie sprowadza dane o sprzedaży produktów w sieciach i u dystrybutorów do wspólnego mianownika z danymi producenta.

Integracja w ramach platformy SPOIVO podzielona jest na kilka usług.

• Integracja danych z sieci handlowych. Pozwala poznać poziom realizacji planów, wielkość obrotu KAM-a i poziom wykorzystania rabatów.
• Identyfikacja sprzedaży. Daje informacje o tym, jakie sklepy czy apteki zamawiają produkty producenta u dystrybutorów z pominięciem przedstawicieli, dzięki czemu można lepiej poznać ich potencjał.
• Sprzedaż w kategorii. Dotyczy wielkości udziału własnych produktów w sprzedaży do poszczególnych sklepów.
• Sprzedaż ex-factory. Pozwala poznać zatowarowanie konkretnej hurtowni i sprawdzić, ile towaru dystrybutorzy kupują bezpośrednio od producenta, a ile z innych hurtowni.
• Rozliczenie rabatów. Automatycznie porównuje dane producenta i dystrybutora i weryfikuje, czy zwrot rabatów, o który postuluje ten drugi jest zasadny i ma pokrycie w faktycznej sprzedaży. Przyspiesza rozliczenia i eliminuje błędy.
• Sell-out i stany magazynowe. Na podstawie danych z sieci pozwala monitorować faktyczny poziom monitorowania aptek.

Techniczne zaplecze integracji – Emigo w środowisku Microsoft

Fundamentem, na którym opiera się integracja systemów z Emigo, jest ścisła współpraca z technologiami Microsoft. Dzięki temu rozwiązanie to jest nie tylko wydajne, ale przede wszystkim w pełni kompatybilne z narzędziami, których większość firm używa na co dzień.

Kluczowym elementem tej architektury jest Konektor Emigo – certyfikowany przez Microsoft łącznik, który umożliwia bezpośrednią komunikację systemu z aplikacjami Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate), Microsoft 365 oraz Dynamics 365.

Wykorzystanie tego technicznego zaplecza otwiera przed producentem szereg nowoczesnych możliwości:

• Automatyzacja przepływów (Power Automate): Konektor pozwala na tworzenie zautomatyzowanych procesów, które wykraczają poza samo Emigo. Przykładowo, zarejestrowanie zamówienia lub zgody RODO w terenie może automatycznie wywołać akcję w innym systemie, wysłać powiadomienie na MS Teams lub wiadomość e-mail do odpowiedniego działu.
• Zaawansowana analityka (Power BI): Dzięki dedykowanemu konektorowi Emigo Data Source, użytkownicy mogą pobierać dane bezpośrednio do Power BI Desktop. Pozwala to na tworzenie własnych, zaawansowanych raportów, wykonywanie kopii zapasowych danych oraz łączenie informacji z Emigo z danymi pochodzącymi z zupełnie innych źródeł.
• Praca w znanym środowisku (Excel): Dodatek Emigo Data Tools umożliwia edycję i przesyłanie danych bezpośrednio z poziomu arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel, co znacząco ułatwia pracę działom back-office.

Bezpieczeństwo tak złożonej integracji systemów jest gwarantowane przez Microsoft Entra ID (dawniej Azure Active Directory). Jest to jeden z najbezpieczniejszych systemów autoryzacji na świecie, który pozwala na precyzyjne zarządzanie uprawnieniami. Dzięki temu każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do tych danych, które są mu niezbędne do pracy, zgodnie z hierarchią organizacyjną lub pełnioną rolą.