Nowoczesne zarządzanie zamówieniami

Zamówienia od zawsze były głównym elementem wizyt handlowych. Tak jest do tej pory. Przebieg wizyt oczywiście się zmienia, w ich trakcie wykonywane są najróżniejsze procesy – badanie ekspozycji, potencjału sklepu, akcje promocyjne i wiele innych. Jednak wciąż jednym z głównych efektów pracy przedstawiciela handlowego jest złożone zamówienie.

Zamówienia w trakcie wizyty handlowej – jak było kiedyś?

Sposób tworzenia i składania zamówień przeszedł długą ewolucję, a zmiany determinowane są oczywiście postępem technologicznym. Jeszcze kilkanaście lat temu, standardem było ręczne wypisywanie zamówień na kalkach – jeden egzemplarz dla sklepu, jeden do teczki, a jeden do hurtowni. Ten ostatni trzeba było niejednokrotnie zawieźć do hurtowni osobiście. Z dzisiejszej perspektywy, ilość czasu potrzebna na wykonanie tych czynności wydaje się nieprawdopodobna.

Punktem zwrotnym było pojawienie się systemów sales force automation a wraz z nimi możliwość przesłania zamówienia mailem. Słabym punktem takiego rozwiązania była nadal konieczność ręcznego przepisywania zamówień do systemu magazynowego – zdarzały się pomyłki, a i cały proces nie należał do najszybszych.

Warto czasem spojrzeć wstecz i z tej perspektywy uświadomić sobie, jak duże możliwości dają obecne rozwiązania cyfrowe. A przede wszystkim – w jak dużym stopniu ułatwiają zarządzanie zamówieniami. Czego więc możemy spodziewać się po najnowocześniejszych systemach wsparcia sprzedaży?

Kilka kliknięć i zamówienie gotowe – jak jest teraz?

Już teraz możliwości systemów SFA wykraczają daleko poza wysyłanie zamówienia mailem. Przede wszystkim do akcji wkracza integracja systemu SFA z systemem magazynowym dystrybutora. Dzięki niej zamówienia przygotowane w systemie wsparcia sprzedaży trafiają wprost do systemu ERP. Nie trzeba ich przepisywać, natomiast można śledzić na bieżąco status realizacji. Przedstawiciele widzą też, jaką ilość produktu na stanie mają poszczególne magazyny. Mogą wybrać optymalnego dostawcę nie tylko dla całego zamówienia, ale też dla poszczególnych jego pozycji. W ten sposób nie muszą tworzyć osobnych zamówień do różnych magazynów – wszystko odbywa się w ramach jednego formularza.

To nie koniec – zarządzanie zamówieniami jest usprawnione również w obszarze wyboru produktów do zamówienia. Nowoczesne systemy SFA pozwalają przyporządkować różne oferty do różnych kategorii klientów. Przypisując obowiązkowy dla danej kategorii klienta asortyment, można w łatwy sposób zadbać o zachowanie standardów dystrybucji.

Handlowiec odwiedzający na przykład sklep osiedlowy nie będzie tracił zatem czasu na zastanawianie się, jakie produkty należy zamówić. System sam wskaże mu oferty odpowiednie dla tego sklepu. Podobne podpowiedzi mogą dotyczyć listingu dla danej kategorii klientów i produktów dotychczas zamawianych w konkretnym sklepie.

Niektóre systemy pozwalają przedstawicielom zachować sporą elastyczność. Wyobraźmy sobie sytuację, w której na rynek wprowadzono nowy produkt. Handlowiec chcąc wstępnie oszacować popyt na niego, może w trakcie wizyt przygotować niewiążące zamówienia, ale ich realizacje odłożyć w czasie. Kończąc pracę, nie musi więc zlecać zamówień do realizacji, tylko może pozostawić je otwarte do czasu ostatecznego potwierdzenia.

Ułatwienia również mogą polegać na zmniejszeniu liczby kliknięć, które przedstawiciel musi wykonać. Sytuacje, w których handlowiec pokazuje zdjęcia produktów kierownikowi sklepu, by zaraz utworzyć zamówienie, często wymagają przejścia przez kilka różnych menu w aplikacji. Dlatego niektóre systemu pozwalają dodać produkt do zamówienia wprost z widoku zdjęcia.

W czym jest przyszłość? Automatyczne sugestie zamówień

Rzeczywistość pokazuje, że o ile samo wysłanie zamówienia do hurtowni trwa chwilę, to tworzenie listy produktów do zamówienia potrafi znacząco wydłużać wizytę handlową. W przypadku dużej liczby wizyt nawet te kilka minut poświęconych na „wyklikanie” zamówienia w każdym punkcie może łącznie dać czas, który handlowiec mógłby przeznaczyć na całą, dodatkową wizytę. Nie zawsze też wszystko przebiega idealnie. Przedstawiciel w pośpiechu może zapomnieć o niektórych produktach lub zamawiać tylko te, co zwykle, pomijając nowe lub promocyjne produkty.

Nie zawsze też właściwie zidentyfikuje potencjał sklepu. Wtedy może okazać się, że oferta wcale nie jest najlepiej do niego dopasowana. Problemy pojawiają się też w okresach, w których wdrażani są nowi przedstawiciele. Często nie mają jeszcze dostatecznej wiedzy o produktach, które w poszczególnych punktach najlepiej rotują. Może to powodować zauważalne spadki obrotu. Na szczęście najnowocześniejsze systemy SFA radzą sobie z tym doskonale. Potrafią przedstawić automatyczną sugestię zamówienia tj. gotową listę produktów wraz z ich odpowiednimi ilościami. Jak to jest możliwe?

Podstawą tutaj są odpowiednie dane. Jednym z głównych źródeł, na bazie którego system buduje sugestie, jest historia dotychczasowych zamówień w konkretnym sklepie. Na tej podstawie system wybiera produkty, które dany punkt zamawia najczęściej, czyli zwykle te, które rotują najlepiej. Ale to nie wszystko.

Dodatkowym źródłem danych mogą być też dystrybutorzy. Dzięki temu pod uwagę nie są brane tylko produkty zamawiane u przedstawicieli, ale też bezpośrednio w hurtowniach. Dopiero łącząc te dwa źródła, można stworzyć listę naprawdę dobrze sprzedających się w danym miejscu produktów. Przy okazji lepiej poznajemy potencjał tego punktu. Poza historią zamówień i danymi od dystrybutorów sugestie mogą opierać się też na planie sprzedaży. Oznacza to, że oprócz najlepiej sprzedających się produktów, system podpowie też te, na których producentowi akurat zależy, nowe lub znajdujące się w promocji.

Automatyczne tworzenie listy produktów do zamówienia to jeden z najlepszych przykładów zaawansowanych możliwości systemów SFA. Nie tylko ułatwia i przyspiesza zarządzanie zamówieniami, ale daje też dalej idące korzyści:
  • Skrócenie czasu i obniżenie kosztów budowania zamówienia przez PH, eliminacja ryzyka pomyłki lub pominięcia produktów,
  • Dostosowanie oferty do rzeczywistego potencjału punktu sprzedaży,
  • Zachowanie poziomu sprzedaży w czasie rotacji przedstawicieli,
  • Zapewnienie realizacji planu sprzedaży (uwzględnienie nowych produktów i promocji w zamówieniach),
  • Wzrost sprzedaży.

Sprawne zarządzanie zamówieniami oznacza korzyści dla całej firmy

Automatyzacja codziennej pracy handlowców daje też pozytywne efekty w dużo szerszej perspektywie. Informacje pozyskane dzięki wymianie danych pomiędzy systemami SFA i ERP pomagają lepiej kontrolować łańcuch dostaw. Jeśli dołożymy do tego korzyści, które dają automatyczne sugestie, okaże się, że wartość poszczególnych zamówień wzrasta. W oczywisty sposób przekłada się to większą sprzedaż – nawet o kilkadziesiąt procent.

Jeśli każda z wizyt, które przedstawiciel wykonuje w ciągu dnia, skróci się choćby o kilka minut, może okazać się, że handlowiec zyskuje czas na odwiedzenie kolejnego klienta. Ta sytuacja przypomina słynny przykład linii lotniczych, którym udaje się zaoszczędzić milionowe kwoty, rezygnując z kilku oliwek w serwowanych sałatkach. Usprawnienia codziennych czynności przedstawicieli handlowych potrafią dać efekty w postaci znacznego wzrostu sprzedaży i zmniejszenia kosztów.