Wstęp
Proces sprzedaży, realizacja kontraktów, w tym rozliczanie rabatów, szczególnie w branży farmaceutycznej stają się coraz bardziej skomplikowane. Uczestniczy w nich wiele podmiotów – producent i jego przedstawiciele, dystrybutor, apteka, a końcu pacjent. Dla producentów częstym wyzwaniem jest kontrolowanie i poprawne rozliczenie wszystkich etapów, które prowadzą do końcowej sprzedaży.
Problematyczne bywa szczególnie rozliczanie rabatów, o zwrot których wnioskują dystrybutorzy. Zdarza się, że wartości postulowane przez hurtownie odbiegają od tych, które wynikają z danych producenta. Jak zatem można zadbać o to, aby rabaty udzielane dystrybutorom były poprawnie naliczone?
Jak zadbać o poprawne rozliczanie rabatów?
Wyjściem jest usługa rozliczania rabatów. Jest to rozwiązanie, które eliminuje problemy związane z niezgodnościami w procesie wnioskowania i akceptowania rabatów między producentami a dystrybutorami. Kluczowe są tutaj automatyzacja i precyzja – dane są zestawiane w oparciu o jasno określone warunki, co pozwala uniknąć błędów wynikających z ręcznego przetwarzania informacji.
Najważniejsze elementy usługi rozliczania rabatu to przede wszystkim:
- weryfikacja poprawności rabatu i ilości z zamówień przedstawicieli wygenerowanych w Emigo,
- weryfikacja rabatów i ilości z zamówień spoza systemu Emigo,
- weryfikacja poprawności rabatu i ilości ze zwrotów z zamówień przedstawicieli wygenerowanych w Emigo,
- weryfikacja rabatów i ilości ze zwrotów z zamówień spoza systemu Emigo,
- uwzględnienie sprzedaży z innych źródeł, np. z jednorazowych akcji,
- rozliczanie otwartych półek,
- typowanie faktury rozliczeniowej do zwrotu rabatu.
Jak działa rozliczanie rabatów pomiędzy producentem i dystrybutorem?
Podstawą do wiarygodnego rozliczenia są oczywiście dane. Rozliczenie polega na automatycznym zestawieniu danych dostarczonych przez dystrybutora z danymi producenta i sprawdzeniu, czy zachodzą określone warunki. Co najważniejsze – dotyczy to zarówno zamówień wygenerowanych w systemie Emigo, jak i poza nim.
Jak zatem to działa? W pierwszej kolejności rabat postulowany przez dystrybutora jest porównywany z rabatem wprowadzonym przez przedstawiciela w Emigo lub w pliku z zamówieniami zaimportowanym przez producenta (jeśli zamówienie pochodzi spoza Emigo). Następnie sprawdzana jest zgodność ilości sprzedanego produktu deklarowanej przez hurtownię z zarejestrowaną lub zaimportowaną do Emigo. Analizowana pozycja musi mieć też wskazany nr faktury.
Rabat, o który wnioskuje dystrybutor zostanie zaakceptowany, jeśli wszystkie warunki zostaną spełnione. W ten sposób producent może mieć pewność, że w rozliczeniach między nim a dystrybutorem nie ma żadnych rozbieżności.
Wyniki weryfikacji widoczne są w dedykowanym raporcie Biqsens. Dzięki temu producent ma do nich dostęp w każdej chwili i z każdego urządzenia.
Decyzje oparte jednoznacznych danych
Wdrożenie usługi rozliczania rabatów to nie tylko sposób na eliminację błędów i niezgodności w procesie sprzedaży, ale także szereg dodatkowych korzyści, które usprawniają współpracę między producentami a dystrybutorami. Automatyzacja, przejrzystość oraz dostęp do szczegółowych raportów to tylko niektóre z atutów, które przekładają się na oszczędność czasu i większą kontrolę nad procesem rozliczeń. Jakie korzyści można uznać za najważniejsze? Będą to przede wszystkim:
- Automatyzacja i precyzja: Usługa rozliczania rabatów eliminuje problemy związane z niezgodnościami dzięki automatyzacji i precyzyjnemu zestawianiu danych.
- Weryfikacja poprawności: Proces obejmuje weryfikację poprawności rabatów i ilości z zamówień zarówno w systemie Emigo, jak i spoza niego, co zapewnia dokładność.
- Uwzględnienie różnych źródeł sprzedaży: System bierze pod uwagę sprzedaż z różnych źródeł, w tym jednorazowych akcji, co zwiększa kompleksowość i dokładność rozliczeń.
- Transparentność i zaufanie: Każda decyzja o przyjęciu bądź odrzuceniu rabatu jest w pełni uzasadniona, co wzmacnia relacje biznesowe i buduje zaufanie.
- Oszczędność czasu: Automatyczne analizy i porównania danych pozwalają zaoszczędzić czas zarówno producentowi, jak i dystrybutorowi.
- Dostępność wyników weryfikacji: Wyniki weryfikacji są dostępne w dedykowanym raporcie Biqsens, co umożliwia producentowi dostęp do nich w każdej chwili i z każdego urządzenia.
- Pełna kontrola nad procesem: Producent zyskuje pełną kontrolę nad procesem rozliczeń, co znacząco ogranicza ryzyko związane z akceptacją błędnych wniosków o rabaty.
