Nie ma wątpliwości, że proces ewidencjonowania POS i dalszej kontroli nad ich przepływami jest jednym z ważniejszych działań zarządczych w pracy przedstawiciela, jak i również ich koordynatorów. Często zdarza się jednak, że producenci nie śledzą rodzaju i ilości wydanych materiałów przedstawicielowi. Oczywiście mamy nadzieję, że użytkowników Emigo taki problem nie dotyczy 😉 Okazuje się bowiem, że taka wiedza jest na wyciągnięcie ręki i dzisiaj napiszemy, dlaczego warto się w nią uzbroić.
W tym artykule opowiemy o tym,
- w jaki sposób Ewidencja w Emigo pomaga zarządzać materiałami POS, próbkami oraz wyposażeniem,
- jak wygląda proces zarządzania próbkami medycznymi w Emigo i jak go dostosowaliśmy do wymogów prawa farmaceutycznego.
Czym jest ewidencja w Emigo i dlaczego jest tak istotna?
Materiały POS (Point of Sale) zwane również materiałami niehandlowymi to bardzo szeroka kategoria różnych produktów, Poczynając od tych podstawowych, jak ulotki reklamowe, wobblery, tacki na bilon, kalendarze, a kończąc na sklepowych ekspozytorach, regałach i lodówkach – każdy z tych produktów ma finalnie wpłynąć na najważniejszy cel w pracy każdego handlowca, czyli podniesienie wartości sprzedaży.
Jak Emigo pomaga w zarządzaniu ewidencją materiałów niehandlowych?
Czy moi przedstawiciele otrzymali wystarczającą ilość materiałów i czy dobrze nimi zarządzają? Do których z punktów sprzedaży one trafiają i czy są to klienci z potencjałem lepszej sprzedaży?
W Emigo istnieje proces pozwalający na zarządzanie ewidencją materiałów marketingowych, do których zaliczamy materiały POS, ale także wyposażenie sklepów, próbki produktów czy podarunki dla klienta i nagrody za pomyślną współpracę. Nasza ewidencja pozwala na tworzenie dokumentów wydania materiałów marketingowych oraz śledzenie ich stanu magazynowego.
Jakie uzyskujemy korzyści? Przede wszystkim przedstawiciele handlowi mogą mieć pełną kontrolę nad swoimi materiałami marketingowymi i efektywniej nimi zarządzać. W przypadku braku produktów na swoim stanie magazynowym, przedstawiciel może bezpośrednio w Emigo zgłosić zapotrzebowanie, które automatycznie zostaje zarejestrowane i jest wyzwalaczem do obsługi przygotowania dokumentu wydania przez koordynatora procesu, co ważne także w systemie Emigo. Przedstawiciel po przyjęciu materiałów na stan w Emigo może od razu nimi samodzielnie dysponować.
W przypadku kadry zarządzającej największą wartością jest kontrola całego procesu i możliwość weryfikacji tego, czy przedstawiciel w gospodarny sposób nimi zarządza. Może wszakże zdarzyć się tak, że materiały o dużej wartości są przydzielane klientom o relatywnie małym potencjale sprzedażowym. Warta uwagi jest sytuacja odwrotna, gdy nie ma dystrybucji materiałów w tych punktach sprzedaży, gdzie widoczna jest przestrzeń na poprawienie wyników sprzedaży.
Pamiętaj, że…
…ewidencja w Emigo to o wiele więcej możliwości niż te, które zostały powyżej opisane. To również:
- wydania, zwroty, inwentaryzacje na linii: Firma – Przedstawiciel i Przedstawiciel – Klient,
- zatwierdzanie stanów zinwentaryzowanych pozycji u przedstawiciela,
- rozliczanie wyposażenia na poziomie numerów seryjnych,
- przegląd historii wydań,
- rejestr i obsługa dokumentów, np.: zatwierdzanie, odrzucanie, anulowanie,
- zarządzanie słownikami materiałów.
Materiały niehandlowe, a umowy z kontrahentem
Umowy z klientami, które mogą być generowane w Emigo umożliwiają zapisanie w nich różnych postanowień, odpowiadających obecnym potrzebom biznesowym. Powszechną praktyką na etapie tworzenia kontraktu jest wynagradzanie klienta za spełnienie jego warunków, a częstą gratyfikacją jest wydanie przez przedstawiciela nagród, czy prezentów. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w momencie ustalania składowych umowy w Emigo zawrzeć zapis o wydaniu materiałów znajdujących się w ewidencji przedstawiciela. Od tych najbardziej podstawowych i generujących najniższe koszty, jak długopisy, parasolki czy kubki, aż po elementy wyposażenia sklepu, jak lodówki czy wyspy produktowe – każdy z nich może stanowić zarówno materiał ewidencjonowany, jak i być przedmiotem warunków kontraktów.
Nie musisz się zastanawiać, czy dany sklep spełnia warunki na otrzymanie giftów. To System Emigo z analityką Biqsens wskaże wartości, stanowiące uzasadnienie biznesowe dla wydania materiałów POS
Zarządzanie Próbkami Medycznymi w Emigo. W jaki sposób dostosowaliśmy ten proces?
Ewidencja materiałów niehandlowych jest dostępna dla każdej firmy korzystającej z Emigo i realizującej ten proces. Zdajemy sobie jednak sprawę, że w różnych branżach zachodzą inne potrzeby wynikające z potrzeb biznesowych lub wymogów prawa.
Tak jest chociażby w przypadku firm farmaceutycznych i medycznych. Wówczas praca przybiera wyjątkowy charakter, który wymaga wdrożenia do Emigo dedykowanych dla nich rozwiązań. Jednym z takich przypadków jest proces zarządzania próbkami medycznymi, który jest obwarowany przepisami prawa farmaceutycznego o reklamie produktów medycznych.
Od lat dostarczamy rozwiązań dla firm z branży farmaceutycznej, dlatego wiemy, jak istotną funkcjonalnością jest dla nich zarządzanie swoimi próbkami i spełnianie wytycznych Ministerstwa Zdrowia. Z tego powodu Emigo posiada możliwość ewidencji próbek medycznych.
Jak to działa w praktyce?
Ewidencja próbek medycznych pozwala na precyzyjne zarządzanie próbkami zarówno na poziomie całego zespołu medycznego, jak i pojedynczych lekarzy. Funkcjonalność spełnia wytyczne w sprawie reklamy produktów leczniczych i daje możliwość kontroli nad ewidencją pobrań, kontrolowaniem limitów próbek wydawanych lekarzom, a także zwrotu próbek po terminie ich ważności.
Przedstawiciel na swoim urządzeniu mobilnym ma dostęp do informacji na temat próbek jakimi dysponuje. Uwzględnione są informacje na temat ilości, serii, daty ważności, dawki, opakowania i postaci farmaceutycznej danego produktu.
Nowina dla Admina…
Tworzenie dokumentu wydania? To naprawdę proste!
- Na portalu Emigo wybierz Planowanie> Ewidencja> POS> Dokumenty.
- Utwórz nowy dokument, zaakceptuj go,
- Następnie wybierz przedstawiciela lub grupę przedstawicieli, którym chcesz przekazać materiały.
- Kolejnym krokiem jest wybór materiałów POS na zakładce „Pozycje dokumentu”
- W wywołanym oknie należy określić ilość, zaakceptować
- Ostatni krok to Aktywacja dokumentu. Wszystko gotowe!
Podsumowanie
Zarządzanie materiałami marketingowymi jest integralnym elementem procesów sprzedaży produktów i usług. Tak było w przeszłości, jest obecnie i pewnie będzie jeszcze przez dłuższy czas. Mając to na uwadze nie należy bagatelizować kontroli ewidencji, przepływu materiałów niehandlowych i ich kosztów. Tym bardziej, że w prosty sposób można tym procesem zarządzić w Emigo, dostarczając dowody biznesowe, że wydania materiałów POS mają uzasadnioną wartość.
Kluczowymi wartościami wynikającymi z wykorzystania ewidencji w Emigo są:
- Możliwość tworzenia dokumentów wydania materiałów marketingowych i kontrola ich przepływów.
- Przypisanie konkretnych materiałów do stanu magazynowego przedstawiciela lub klienta
- Lepsza kontrola nad przepływem materiałów ewidencjonowanych i efektywniejsze zarządzanie.
- Inwentaryzacja i rozliczanie wydań w Ewidencji.
- Generowanie powiadomień o potrzebie uzupełnienia zapasów z pozycji aplikacji.
Chciałbyś wiedzieć, jak moglibyśmy obsłużyć Twój proces zarządzania materiałami POS w Emigo, daj nam znać a my skontaktujemy się by porozmawiać o rozwiązaniu 🙂
