Optymalizacja procesów i zarządzanie pracą wykonywaną poza biurem​

TrybiQ powstał ponieważ zauważyliśmy, jak wiele firm, które zatrudniają pracowników terenowych potrzebuje rozwiązań, które ułatwiłyby im rejestrację działań serwisowych, kontrolnych, audytowych czy wszystkich innych, wykonywanych poza biurem. Drugim ważnym powodem była pomoc we wdrożeniu pełnej cyfryzacji zadań i projektów z uwzględnieniem specyfiki pracy terenowej, w taki sposób, by zredukować w całym przedsiębiorstwie zbędną papierologię.

W wielu branżach rośnie konkurencja, rośnie często też poziom i oczekiwania klientów co do wykonywanych usług. Optymalizacja bieżących procesów przy podnoszeniu jakości wykonywanych usług i zmniejszaniu kosztów wydaje się działaniem, które jest oczywiste dla większości organizacji. Jednym z najlepszych sposobów, by zacząć jest optymalizacja procesów biznesowych krok po kroku, wtedy ryzyko popełnienia błędu i opór przed zmianami jest mniejszy, co sprzyja realizacji konkretnych celów biznesowych. Wprowadzanie zmian najlepiej zacząć od stworzenia mapy procesów. TrybiQ pozwala skutecznie wdrożyć i zachować standardy, procesy biznesowe i łatwo odwzorować je w systemie, co pomaga je potem optymalizować i zwiększać jakość usług.

Wielkość firmy nie stanowi bariery wejścia przy optymalizacji procesów biznesowych. TrybiQ pomoże w optymalizacji procesów zarówno w małych firmach, zatrudniających kilku pracowników terenowych, jak i tych, które zatrudniają ich zdecydowanie więcej. W praktyce oznacza to, że im więcej pracowników zatrudniasz, tym większą oszczędność, dzięki optymalizacji ich pracy możesz wypracować.

Większość organizacji wie, że ciągła optymalizacja procesów, to dziś strategiczny element rozwoju ich przedsiębiorstwa. Robotyzacja procesów biznesowych (robotic process automation), czyli zastąpienie przez aplikację czynności nadających się do automatyzacji, to biznesowa codzienność w wielu branżach. Tym, co niestety często hamuje rozwój jest opór, który stawiają pracownicy, wobec wprowadzania do ich codziennej pracy nowoczesnych technologii.

Z jednej strony optymalizacja procesów biznesowych umożliwia redukcję kosztów, pozwala eliminować błędy ludzkie w pracy, jednak ludzie w większości boją się zmian. Z psychologicznego punktu widzenia, mogą one budzić opór, nawet jeżeli usprawnienie lub ułożenie danego procesu od zera może spowodować, że nastąpi minimalizacja błędów popełnianych przez pracowników, którzy tej zmiany się obawiają. Niestety, mając tego typu ograniczone podejście do wprowadzania usprawnień firma może wiele stracić.

Najczęstszymi obiekcjami, które można od pracowników usłyszeć (często niewypowiedzianymi wprost) są strach przed tym, że zostaną zastąpieni przez maszyny, ponieważ z dnia na dzień staną się niepotrzebnym kosztem. Automatyzacja procesów biznesowych (process automation) i digitalizacja ich pracy przeraża ich, ponieważ optymalizację rozumieją jako cięcie kosztów. Ten opór da się pokonać stosując kilka prostych kroków wykonywanych w ustalonej sekwencji:

1. Prezentowanie i utrwalanie u pracowników korzyści wynikających z używania nowego rozwiązania.
2. Przeprowadzenie szkolenia, które zainteresowanych wprowadzi w temat.
3. Zaangażowanie osób, które korzystać będą z nowych technologii poprzez „marketing wewnętrzny”, by wzbudzić ekscytację nowym projektem.
4. Rozpoczęcie wdrażania od podstawowych funkcjonalności, bez wprowadzania wszystkich modułów danej aplikacji na raz, by nie przytłoczyć rozmiarem i tempem zmiany.

Jeżeli interesuje Cię ten temat, to rozwijamy go szerzej w artykule, o tym jak pokonywać opór pracowników przed wdrażaniem nowych technologii.

Jest kilka aspektów, o które warto zadbać, by funkcjonowanie firmy zatrudniającej pracowników terenowych było płynne:

1. Stałe monitorowanie postępów prac, poprzez łatwy dostęp do przypisanych zleceń i płynny przepływ informacji pomiędzy pracownikiem, a kierownikiem.
2. Pełne zrozumienie wszystkich procesów, zarówno przez samych pracowników, jak i przełożonych.
3. Dostępność danych, tak by można było je łatwo analizować i wybierać działania optymalizacyjne, które dzięki usprawnieniu mogą dać najlepsze efekty. Komplet informacji potrzebnych do rozpoczęcia pracy i wykonania zlecenia – w jednym miejscu i zawsze pod ręką, bez pisania mejli, telefonowania, by uzupełnić brakujące informacje.
4. Ciągłe doskonalenie i optymalizacja procesów biznesowych.
5. Komunikacja i płynny przepływ informacji pomiędzy pracownikiem, a kierownikiem. Szybkie i sprawne zarządzanie pilnymi zleceniami.
6. Tworzenie dokumentacji, raportów, analiz, które zamiast zajmować niepotrzebnie czas, ułatwiają i przyspieszają pracę.

TrybiQ usprawnia i optymalizuje pracę w każdym z powyższych aspektów, dzięki czemu doceniają go zarówno menedżerowie, jak i pracownicy.