Prowadzenie jakiegokolwiek biznesu po omacku nie ma szans powodzenia. Zarówno na etapie planowania strategii, jak i jej realizacji najważniejsza jest wiedza. Dostarczą nam jej odpowiednie dane. W obecnych czasach analiza biznesowa jest niezwykle rozwiniętą dziedziną i każdy producent może cieszyć się dostępem do wielu narzędzi analitycznych, które skracają drogę od surowych danych do wiedzy, prezentując informacje w postaci przyjaznych i wygodnych wykresów i wizualizacji. Jak w takim razie najskuteczniej wykorzystać potencjał analizy biznesowej i na czym warto się skupić? W tym artykule przedstawiamy 5 najważniejszych obszarów, w których skuteczna analiza jest niezbędna dla producentów działających w branżach FMCG i farmaceutycznej.
Spis treści:
- Analiza biznesowa a strategia sprzedaży.
- Zarządzanie łańcuchem dostaw.
- Analiza biznesowa w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
- Zarządzanie relacjami z partnerami biznesowymi.
- Analiza obszarów do poprawy.
- Dobre narzędzia to skuteczna analiza biznesowa.
1. Analiza biznesowa a strategia sprzedaży
Analiza biznesowa w obszarze strategii to złożony proces, który zaczyna się już na samym początku planowania jej założeń. Może być oparta na własnych danych z dotychczasowej działalności albo – w przypadku nowych producentów – pozyskanych z zewnętrznych źródeł, takich jak różne agencje udostępniające dane z rynku. Analiza biznesowa będzie w tej sytuacji służyła zidentyfikowaniu docelowej grupy klientów, zrozumieniu ich potrzeb, zachowania i preferencji, poznaniu działań konkurencji i wszelkich innych właściwości rynku, na którym działa producent.
Skuteczna realizacja obranej strategii również jest zależna od naszej wiedzy. Bieżące mierzenie wyników i skuteczności wdrożonych działań jest konieczne do sprawdzenia, czy podjęliśmy dobre decyzje i czy nasze założenia się sprawdzają. Analiza biznesowa dzięki możliwości łączenia danych z różnych źródeł pozwoli producentowi zdobyć wiedzę z niemal wszystkich obszarów działalności – od wyników sprzedaży, skuteczności pracy handlowców, aż po jakość łańcuchów dostaw i współpracę z partnerami, takimi jak np. dystrybutorzy i sieci handlowe. Nowoczesne narzędzia analityczne w prosty sposób dają możliwość poznania trendów i ewentualnego zmodyfikowania założeń i kierunku strategii. Wszak nie jest ona stała, a powinna ewoluować i być modyfikowania w zależności od warunków rynkowych.
2. Zarządzanie łańcuchem dostaw
Branża FMCG, jak i farmaceutyczna są zależne od skomplikowanych łańcuchów dostaw, zarówno od strony dostawców, jak i sprzedaży do klientów. Efektywna analiza biznesowa pomaga zrozumieć te procesy i znaleźć możliwości do optymalizacji, poprawy efektywności, zarządzania ryzykiem oraz lepszego planowania i prognozowania.
Rozwiązania do analizy biznesowej dzięki integracji danych od dystrybutorów z danymi producenta pozwalają na dokładne monitorowanie stanów magazynowych i identyfikowanie ewentualnych słabych punktów. Dane dostarczą nam wiedzy nie tylko o samych brakach lub niezrealizowanych zamówieniach, ale też pozwolą poznać przyczyny takiego stanu rzeczy. Co więcej, niektóre rozwiązania do analizy biznesowej nie ograniczają się do samej prezentacji danych – dają możliwość błyskawicznego działania bezpośrednio z widoku analityki. Na przykład wysłania do hurtowni sugestii zamówienia na produkty, których zaraz może zabraknąć.
3. Analiza biznesowa w zarządzaniu zasobami ludzkimi
W przypadku producentów zatrudniających przedstawicieli handlowych możliwości monitorowania przebiegu ich pracy i wyników są bardzo szerokie. Systemy wsparcia sprzedaży, w które wyposażeni są mobilni handlowcy (czyli klasy SFA – Sales Force Automation) są w zasadzie niezbędnym narzędziem pozwalającym osiągnąć jakąkolwiek konkurencyjność w branżach FMCG i farmaceutycznej. Są też najlepszym źródłem danych dotyczących pracy przedstawicieli.
W tym obszarze analiza biznesowa jest istotna na kilku płaszczyznach. W pierwszej kolejności, możemy mierzyć wyniki przedstawicieli (np. według skuteczności wizyt) w celu sprawdzenia, jak realizowana jest nasza strategia sprzedaży. Ale analiza pracy oczywiście służy też celom typowo związanym z zarządzaniem ludźmi. Systemy SFA pozwalają przeprowadzać wszelkiego rodzaju działania kontrolne i coachingowe. Dane uzyskane w ten sposób są idealną podstawą do oceny zaangażowania i kompetencji przedstawicieli, a później przygotowania i wdrożenia odpowiednich programów szkoleniowych. Zarówno na jednej, jak i drugiej płaszczyźnie, skuteczna analiza biznesowa pracy przedstawicieli i tak finalnie przełoży się na zwiększenie sprzedaży.
4. Zarządzanie relacjami z partnerami biznesowymi
Kolejnym obszarem, w którym nie można zapomnieć o analizie biznesowej jest współpraca z partnerami. Mowa tutaj przede wszystkim o dystrybutorach, sieciach handlowych i aptecznych czy też pojedynczych sklepach. Niektórzy producenci często nie przywiązują wagi do pozyskiwania rzetelnych danych od swoich parterów, zadowalając się jedynie deklaracjami, np. o wielkości sprzedaży zrealizowanej przez dystrybutorów. Jest to błąd, który może nie tylko ograniczyć możliwości zwiększenia sprzedaży, ale też sprawić, że rozliczenia z dystrybutorami będą oparte na nie do końca zgodnych z rzeczywistością wartościach.
Pierwszym krokiem, który należy w tej sytuacji wykonać jest integracja danych. Nowoczesne systemy SFA często są uzupełnione i usługi polegające na łączeniu danych pozyskanych od dystrybutorów czy sieci z danymi producenta. W ten sposób znika problem różnych formatów danych, niezgodnego nazewnictwa produktów itd. Zintegrowane dane są gotowe do analizy biznesowej w odpowiednich narzędziach BI niemal od razu.
W ten sposób producent na podstawie wiarygodnych danych może poznać faktyczny poziom realizacji planu przez sieci i hurtownie, zweryfikować potencjał punktów sprzedaży, poznać udział swoich produktów w konkretnych kategoriach, poznać dokładne stany magazynowe w hurtowniach, zweryfikować poprawność rabatów naliczanych dystrybutorom i wiele więcej. Mając taką wiedzę, możemy odpowiednio modyfikować warunki kontraktów, wspólnie z partnerami organizować odpowiednie akcje promocyjne czy działania merchandisingowe. Przede wszystkim jednak, relacje z partnerami nabiorą odpowiedniej transparentności, a rozliczenia będą oparte na wiarygodnej podstawie faktycznej.
5. Analiza obszarów do poprawy
Bieżący monitoring wyników, o którym wspomniałem w pierwszym punkcie wymaga zgłębienia i sam w sobie też może być płaszczyzną analizy biznesowej, którą warto traktować samodzielnie i poświęcić jej więcej uwagi. Wiedza o postępach w realizacji strategii to jeden aspekt, kolejnym jest aktywne poszukiwanie obszarów, w których możemy coś poprawić, zoptymalizować.
Lepsze narzędzia do analizy biznesowej często posiadają analityki stworzone specjalnie w tym celu. Dla ułatwienia pracy, bywają podzielone na poszczególne obszary, przykładowo: optymalizacja współpracy z klientami, optymalizacja zarządzania przedstawicielami czy dystrybucją. W ten sposób bez problemu znajdziemy nawet drobne przeszkody, stojące na drodze do zwiększenia sprzedaży. Zidentyfikujemy na przykład sklepy, w których sprzedaż ostatnio spadła, sprawdzimy, gdzie przedstawiciele tracą czas na nieefektywne wizyty lub których klientów obsługują podwójnie czy dowiemy się, którzy klienci zamawiają nasze produkty tylko od jednego dystrybutora (co w przypadku wstąpienia out-of-stock’ów może skłonić sklep do zaopatrywania się u konkurencji). Wiedza o takich niebezpiecznych sytuacjach jest konieczna, żeby uszczelnić w zasadzie wszystkie etapy procesu sprzedaży, od logistyki, aż po współpracę z punktami sprzedaży.
Dobre narzędzia to skuteczna analiza biznesowa
Powyższe obszary to tylko wycinek większej całości. Każdy producent powinien dążyć do maksymalnego wykorzystania potencjału kryjącego się w danych. Często przyczyny problemów albo elementy warte usprawnienia nie są od razu widoczne, a kryją się w szczegółach, które trudno zauważyć bez właściwej analizy biznesowej.
Kluczem do sukcesu w tej kwestii jest wybór odpowiednich narzędzi. Na rynku jest ich wiele, dlatego każda firma powinna bez trudu znaleźć rozwiązanie odpowiednie dla jej potrzeb. Warto na pewno zwrócić uwagę platformę Microsoft Power BI, która poza bardzo szerokimi możliwościami personalizacji ma bardzo ważną zaletę – działa w środowisku Microsoft, które jest dobrze znane zdecydowanej większości użytkowników. Dodatkowo, niektóre systemy SFA, jak na przykład Emigo, mogą zostać zintegrowane z rozwiązaniami Microsoftu oraz posiadają własne narzędzia do analizy biznesowej (Biqsens) oparte właśnie na Power BI.
