Business Intelligence to pojęcie, którego użyto po raz pierwszy w 1958 roku w piśmie „IBM Journal”, ale dopiero kilka lat temu zostało ono doprecyzowane. Co oznacza?
Czym jest i jak działa Business Intelligence?
Zgodnie z definicją, Business Intelligence (BI), czyli analiza biznesowa, to proces polegający na przetwarzaniu dostępnych danych w informacje, a tych z kolei w precyzyjną wiedzę. To w efekcie pozwala na przyspieszenie procesu decyzyjnego w firmie, zwiększenie efektywności pracy oraz zysków.
Co zatem odróżnia Business Intelligence od tradycyjnego gromadzenia danych? Po pierwsze: jest to kompleksowość. Głównym zadaniem systemu Business Intelligence jest zbieranie informacji z różnych źródeł (np. systemów ERP, CRM, marketingowych), co umożliwia przeprowadzanie przekrojowych analiz. Po drugie, wysoka jakość danych i sposób ich przetwarzania (nieustanny monitoring oraz automatyczne przygotowywanie raportów).
Słuszne jest więc stwierdzenie, że dzięki Business Intelligence pracownicy zyskują dostęp do większej ilości danych, których interpretacja jest łatwa i szybka. A to z kolei pozwala na zdobycie dokładnego podglądu sytuacji firmy w skali makro i mikro.
Przy obecnej sytuacji na rynku, konkurencji i wymaganiach klientów trudno sobie wyobrazić, żeby firma mogła w swoim biznesie pominąć systemy business intelligence. Rozwiązania te ułatwiają podejmowanie świadomych i wnikliwych decyzji, zwiększają efektywność zarządzania, oszczędzają czas. To jednak tylko wybrane korzyści wynikające z ich użytkowania.
Jak w praktyce działa Business Intelligence i dlaczego jest kluczowe?
Zrozumienie tego, czym jest Business Intelligence, wymaga spojrzenia na proces, w którym surowe dane zamieniają się w precyzyjną wiedzę. Cały cykl rozpoczyna zbieranie danych z różnych źródeł – od systemów ERP, przez bazy SQL, aż po zewnętrzne pliki w arkuszu kalkulacyjnym. Kluczowym elementem tej architektury jest hurtownia danych, pełniącą rolę centralnego repozytorium, gdzie następuje porządkowanie i szybkie przetwarzanie informacji.
To właśnie tam narzędzia Business Intelligence dokonują transformacji danych, umożliwiając wykorzystywanie danych do budowania strategii. Nowoczesne systemy BI, takie jak Power BI, oferują przetwarzanie analityczne online (Online Analytical Processing), co pozwala użytkownikom na wielowymiarowe analizowanie informacji bez potrzeby posiadania zaawansowanych umiejętności technicznych czy specjalistycznej wiedzy.
Rodzaje narzędzi business intelligence
Systemy business intelligence dzieli się na kilka segmentów, biorąc pod uwagę ich przeznaczenie:
- Customer Relationship Management (CRM) – system zarządzania relacjami z klientami.
- Executive Information Systems (EIS) – system przeznaczony dla kierownictwa, tj. taki, który ma osobom decyzyjnym zapewnić dostęp do informacji, które są ważne dla sukcesu firmy.
- Decision Support Systems (DSS) – czyli system wspomagania decyzji, dzięki któremu pracownicy mogą na podstawie uzyskanych danych podejmować świadome decyzje związane z biznesem.
- Geographic Information Systems (GIS) – system do przetwarzania danych geograficznych w celu wspomagania procesu podejmowania decyzji.
- Management Information Systems (MIS) – system do wspierania zarządzania przedsiębiorstwem.
- Online Analytical Processing (OLAP) – systemy tego typu są wykorzystywane do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.
W jakich obszarach biznesu można wykorzystać Business Intelligence?
Celem rozwiązań business intelligence jest zarządzanie firmą na podstawie zweryfikowanych danych, które muszą być stale zbierane i analizowane. Dzięki temu firma może podejmować świadome decyzje, biorąc pod uwagę aktualne wydarzenia. Systemy Business Intelligence gromadzą dane, by następnie dostarczyć użytkownikowi informacje z wnioskami i sugestiami działań. Dodatkowo umożliwiają również optymalizację procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Firma może wykorzystać BI w różnych obszarach biznesu i w każdym przypadku zyska. System ten może dawać efekty w postaci:
- Przyspieszenia firmowych procesów
- Usprawnienia pracy kierowników, managerów oraz osób na stanowiskach decyzyjnych
- Podejmowanie kluczowych decyzji w czasie rzeczywistym
- Lepszego zarządzania finansami.
- Odnajdywania przyczyn problemów
- Usprawnienia metod otrzymywania informacji poprzez szybkie i łatwe dostarczanie raportów osobom podejmującym decyzje
Oczywiście to nie wszystkie korzyści, które mogą wynikać z business intelligence. To, jakie problemy może rozwiązać BI, zależy od specyfiki danej działalności.
Co ma kluczowe znaczenie w korzystaniu z BI, aby działania przynosiły profity?
Business intelligence to rozwiązanie, które może przynieść firmie korzyści, o ile zostanie ono prawidłowo użyte. Wdrożenie BI to proces wieloetapowy. Wymaga przeanalizowania potrzeb i firmowych procedur, wyboru najważniejszych funkcji, przygotowania oprogramowania, a następnie przeszkolenia pracowników i opracowania odpowiednich procedur. System business intelligence powinien być dostosowany do danej działalności. Należy brać pod uwagę to, że każdy biznes stoi przed innymi wyzwaniami. Przed wdrożeniem procesu warto przeprowadzić analizę m.in. tego, jakich informacji potrzebuje kierownictwo, jakie dane chce analizować.
Tylko system z funkcjami dobrze dopasowanymi do konkretnej firmy – którego implementacja zostanie poprzedzona szczegółową analizą – gwarantuje, że zebrane dane będą naprawdę przydatne.
Realna wartość biznesowa i bezpieczeństwo informacji
Business Intelligence BI to szerokie zagadnienie, które bezpośrednio wpływa na efektywność operacyjną całego przedsiębiorstwa. Poprzez wizualizację danych, skomplikowane zbiory informacji stają się czytelne, oferując kompleksowy wgląd w procesy sprzedażowe, logistyczne czy finansowe. Dobrze skonfigurowane narzędzia analityczne pozwalają wizualizować dane w sposób, który ułatwia lepsze zrozumienie potrzeb klientów oraz bieżące warunki biznesowe.
Warto podkreślić, że nowoczesne platformy Business Intelligence kładą ogromny nacisk na bezpieczeństwo danych, co jest kluczowe w dobie cyfryzacji. Ostatecznie, inwestycja w system wspomagania decyzji (Decision Support Systems) przynosi realną wartość biznesową, zamieniając dane wewnętrzne i zewnętrzne w istotne informacje, które wspierają świadome decyzje biznesowe na każdym szczeblu organizacji.
Jaka przyszłość czeka analizę danych w BI?
Według instytutu badawczego Gartnera, niska jakość danych stanowi dla organizacji ogromny koszt – średnio 15 mln dolarów rocznie. Instytut ten przewiduje również, że dzięki programowaniu neurolingwistycznemu i analityce konwersacyjnej do 2021 roku już nawet 50 proc. pracowników będzie wykorzystywać rozwiązania z zakresu analityki i business intelligence.
Systemy business intelligence są stale dostosowywane do aktualnych wymogów. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, że zwiększa się zapotrzebowanie na bardziej zaawansowane rozwiązania bazujące na technologii OLAP i eksploracji danych. Rośnie również znaczenie narzędzi, które ułatwiają współpracę pomiędzy korzystającymi z tych systemów. Coraz częściej pojawiają się narzędzia do ekstrakcji danych. Dalszy ciąg rozwoju systemów BI będzie podążać prawdopodobnie w kierunku sieci BI, jako nowej metody kształtowania architektury organizacji.
Od zbierania danych do przewagi konkurencyjnej
Wdrożenie odpowiedniego systemu Business Intelligence pozwala firmie zyskać przewagę konkurencyjną poprzez znacznie szybsze podejmowanie trafnych kroków. Analityka biznesowa nie ogranicza się już tylko do przeszłości; współczesna analiza predykcyjna wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji oraz uczenia maszynowego, aby prognozować przyszłe wyniki i identyfikować trendy, zanim dostrzeże je konkurencja.
Dzięki automatyzacji analiz, kadra menadżerska otrzymuje interaktywne raporty w czasie rzeczywistym, które prezentują kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Takie rozwiązania BI sprawiają, że podejmowanie decyzji opartych na danych staje się standardem, a nie przywilejem dostępnym tylko dla wąskiego działu IT.
Poznaj: analitykę biznesową Biqsens