Realizacja planu sprzedaży stanowi odwieczny cel działów handlowych w każdej firmie produkującej i dystrybuującej wytworzone dobra. Postępująca cyfryzacja znakomicie ułatwia realizację tego celu oraz zdobycie przewagi konkurencyjnej. Szybkie tempo rozwoju technologii powoduje jednak, że wybór odpowiednich, czyli skutecznych i optymalnych rozwiązań IT nie jest taki prosty i oczywisty.
Przedstawimy kilka argumentów, które pozwolą lepiej zrozumieć, dlaczego warto zainwestować w system wsparcia sprzedaży (SFA tj. Sales Force Automation) i jakie jego funkcje szczególnie mogą pomóc firmie w codziennej realizacji celów.
Dobra baza klientów to podstawa!
Przez dobrą bazę klientów powinniśmy rozumieć taką, która przede wszystkim posiada prawdziwe, czyli aktualne i poprawne dane. Począwszy od adresu, aż po historię zmian własnościowych punktów sprzedaży – wszystkie te informacje muszą być wiarygodne. Dlatego warto wybrać bazę, która jest stale weryfikowana i aktualizowana. Bardzo istotne jest też bezpieczeństwo – baza obsługiwana przez specjalistów będzie odpowiednio chroniona przed wyciekiem, czy innym naruszeniem zasad przetwarzania danych osobowych.
Automatyczna integracja z systemami dystrybutorów
Utracona sprzedaż często wynika z nieefektywnej obsługi zamówień – przedstawiciele nie mają bieżącego wglądu w stany magazynowe u dystrybutorów, nie znają przyczyn braku realizacji zamówienia lub w zamówieniach pojawiają się błędy. Tutaj z pomocą przychodzi integracja systemu Sales Force Automation(SFA) z systemami ERP dystrybutorów. To rozwiązanie pozwala, na automatyczne przesyłanie zamówień pomiędzy tymi systemami oraz innych niezbędnych danych takich jak m.in. status realizacji zamówienia czy stany magazynowe. W efekcie, przedstawiciel składając zamówienie widzi w którym magazynie produkt jest na stanie, może również m.in. rozbić jedno zamówienie na kilku dystrybutorów. Otrzymuje też szczegółowe informacje o stanie realizacji zamówienia, a jeśli ta się nie powiodła – informowany jest o przyczynie. W bardziej rozbudowanych wariantach taka integracja może też dostarczać danych o odsprzedaży produktów, czy udziale w kategorii.
Automatyczna integracja danych sprzedażowych i zakupowych
Współpraca z partnerami handlowymi, takimi jak sieci czy dystrybutorzy oznacza, że obie strony takiego partnerstwa zobowiązane są do spełnienia wzajemnych ustaleń, co następnie jest skrupulatnie weryfikowane i rozliczane. Najczęściej wiąże się to z dużą ilością danych, które następnie należy sprawdzić i dokonać rozliczenia. Problemem w tym przypadku są rozproszone i niespójne formaty danych pochodzących z różnych źródeł, co w konsekwencji oznacza konieczność poświęcenia sporej ilości czasu na ich obróbkę przed dalszą analizą.
Istnieją rozwiązania, które pozwalają na automatyczną i tematyczną integrację danych, to znaczy sprowadzanie ich do wymaganego formatu i słownika, i to w określonym kontekście. W efekcie, możliwa jest integracja danych z sieci handlowych po to, aby poznać poziom realizacji planów zakupowych przez sieć, wielkość obrotu KAMa czy wykorzystanie budżetu rabatowego. Dodatkowo wyliczane są sell-out i stany magazynowe. Z kolei pochodzące z faktur dane o punktach sprzedaży, które kupują produkty bezpośrednio u dystrybutorów (z pominięciem przedstawicieli) pozwalają m.in. poznać pełną wielkość sprzedaży, czy odkryć nowe, potencjałowe punkty. Jednocześnie możliwe jest pozyskanie wiedzy o udziale w sprzedaży danej kategorii. Integracja danych znakomicie upraszcza i przyspiesza rozliczanie rabatów tj. weryfikację poprawności naliczenia rabatów dla dystrybutorów oraz określenie wielkości rabatu do zwrotu.
Sporym wsparciem dla KAMa są też usługi obejmujące obsługę zamówień sieciowych, które eliminują potrzebę ręcznej obsługi zamówień z poszczególnych punktów sieci. System automatycznie rozdziela zamówienie zbiorcze otrzymane z sieci na poszczególne punkty i wysyła do dystrybutorów. Zwrotnie KAM otrzymuje informacje o statusie realizacji (bądź braku realizacji) każdej pozycji zamówienia z każdego punktu.
Łatwe odwzorowanie procesów biznesowych w systemie, gotowe do użycia szablony oraz sugestie
Proces sprzedaży wygląda różnie w różnych firmach. Wynika to z uwarunkowań branżowych, charakterystyki klientów, organizacji pracy i personelu oraz wielu innych czynników. Jak zatem systemy Sales Force Automation mogą temu sprostać?
Kluczem jest możliwość jak najlepszego odwzorowania w systemie specyficznych dla danej firmy elementów procesów realizowanych w ramach sprzedaży lub etapów zadań wykonywanych w terenie. Co więcej, powinniśmy oczekiwać, że używany przez nas system pozwoli nam te procesy elastycznie modyfikować, wraz ze zmieniającymi się potrzebami. Idealnym rozwiązaniem będzie tutaj platforma SFA działająca w modelu no-code. Oznacza to brak konieczności programowania w celu zdefiniowania procesów, kroków wizyty handlowej, ankiet, itd. W ten sposób użytkownicy bez wiedzy programistycznej mogą samodzielnie konfigurować system. Dla producenta skutkuje to nie tylko oszczędnościami (nie musi angażować programistów), ale przede wszystkim pewnością, że to, co dzieje się w systemie odpowiada rzeczywistości. Dobrze skonfigurowany system SFA jest w stanie obsłużyć niemal każdy etap procesu sprzedaży, wliczając w to najdrobniejsze elementy. Zaawansowane systemy oferują też gotowe szablony procesów biznesowych, które można szybko i łatwo dostosować do własnych standardów. Przykładem takich procesów może być m.in. Perfect Store, Coaching, Przeceny i Wymiany. Możesz wybrać dostępny w systemie gotowy proces np. Perfect Store . Jeśli okaże się, że wolisz korzystać np. z innych standardów KPI niż domyślne, możesz je w prosty sposób zmodyfikować, dostosowując do Twojej strategii.
Analityka biznesowa
Systemy Sales Force Automation, szczególnie w połączeniu z integracją danych, to źródło wartościowych informacji, które możemy przekuć w sukcesy sprzedażowe. Jednak aby wydobyć te informacje z danych potrzebujemy odpowiedniego narzędzia. Arkusze Excela są świetne, ale mogą tutaj nie wystarczyć. Od wielu lat na popularności zyskują rozwiązania Business Intelligence, które gromadzą w jednym miejscu dane z różnych źródeł, prezentują je w postaci przejrzystych wykresów, a nawet dostarczają sugestii działań. Dzięki systemowi SFA powiązanemu z narzędziem BI, np. opartym Microsoft Power BI, pracownicy na każdym szczeblu, od dyrektora do przedstawiciela, na bieżąco będą w stanie sprawdzić nie tylko wyniki, ale też przeanalizować szczegółowe zależności między różnymi obszarami procesu sprzedaży. Takie rozwiązanie pozwoli im pracować na danych nie tylko z systemu SFA, ale też pochodzących od zewnętrznych partnerów, dystrybutorów, sieci handlowych i aptecznych, etc. Dopiero taka łatwo dostępna i rzetelna wiedza pozwala podejmować naprawdę skuteczne decyzje.
Sugestie zamówień, Image Recognition, Sztuczna Inteligencja…
Nowoczesne systemy oczywiście potrafią dużo więcej. Powyższe przykłady to najważniejsze możliwości, które z grubsza pozwalają zbudować cyfrowy fundament zapewniający skuteczną realizację planu sprzedaży. Dobry system potrafi w zaskakujący sposób zautomatyzować i usprawnić wiele innych elementów. Sugerowane zamówienie są sposobem na automatyzację pracy, który odciąża przedstawiciela z każdorazowego przygotowania oferty dla swojego kontrahenta. Nowoczesne systemy SFA przygotowują zamówienie na podstawie bieżących informacji o dostępności produktu, obowiązujących promocji i aktualnych celów sprzedażowych. Produkty do zamówienia może sugerować przedstawicielom też sztuczna inteligencja. Image recognition usprawnia i automatyzuje m.in. kontrolę standardów ekspozycji. Aby jednak w pełni wykorzystać możliwości oprogramowania SFA, należy w pierwszej kolejności zadbać o podstawę, czyli integrację danych, bazę klientów, skonfigurowanie procesów i analitykę. Już to bez wątpienia zapewni skuteczniejszą sprzedaż.
