Integracja Microsoft 365 z platformą SFA w praktyce

Poznaj Krzyśka. Krzysiek jest dyrektorem sprzedaży w dużej i znanej firmie produkującej słodycze. Ze swoich produktów najbardziej lubi krówki, których miseczka zawsze znajdzie się na jego biurku. A w komputerze znajdzie się pakiet Microsoft 365. Prawie tak samo nieodzowne narzędzie pracy, jak krówki. Krzysiek zarządza zespołem ponad czterdziestu przedstawicieli handlowych podzielonych na regiony obejmujące całą Polskę. Krzysiek ma mnóstwo pracy, nieustannie wspiera swój zespół i dba o dobrą organizację, aby każdy mógł sprawnie wykonywać swoje zadania i realizować miesięczne targety. Ilość spraw i obowiązków przy tak dużym zespole potrafił jednak przytłoczyć. Łatwo się w czymś zgubić. Zapomnieć, że ktoś poszedł na urlop, czy pomylić się przy zbieraniu danych do raportu sprzedaży. Robienie pracy od nowa, odkręcanie drobnych pomyłek męczyło i irytowało. Pod koniec dnia Krzysiek nie miał już zupełnie energii, a pracy nie ubywało. Nawet krówki nie pomagały. 

Dlatego Krzysiek wraz z zespołem postanowili zintegrować Microsoft 365 z platformą SFA, której używali handlowcy. Przeczytaj poniższe historie i zobacz, co zmieniło się w firmie Krzyśka po wdrożeniu integracji. 

Wizyty przedstawicieli handlowych w POSach 

Przed wdrożeniem: 

– Halo, cześć, cześć! No i jak Ci dzisiaj idą wizyty? – Spytał Krzysiek Filipa, jednego z lepszych przedstawicieli w całym zespole.
– Krzysiek, a jak mają iść? Słabo jest! Niektóre punkty są zamknięte, klamki całuję, inni pozmieniali działalność na dowóz tylko i są gdzie indziej, z dzisiejszego dnia jedna trzecia punktów to był czas zmarnowany.
– Słabo kurza noga. Ale to nie tylko Ty Filip, inni to samo. Będziesz wracał do biura jeszcze?
– Tak, a co?
– Podrzuć mi krówki, jak możesz. Te z próbek, nowy smak, ten dobry. I tak Ci na pewno pełno zostało, bo nie rozdałeś w punktach. 

Po wdrożeniu integracji Microsoft 365 z SFA: 

– Cześć Krzysiek, dzwonię, tylko żeby dać Ci znać, że powoli kończę na dzisiaj. Został mi już tylko jeden punkt, 60 kilometrów od centrum, ale umówiłem się z właścicielem, że zrobimy zamówienie przez Teamsa.
– Tak, tak, widziałem Twój kalendarz na Outlooku. Idziesz jak burza. A masz nową ofertę w aplikacji?
– Mam! Dostałem dzisiaj rano, razem z nowym scenariuszem wizyt. Zrobię video rozmowę, udostępnię mu ekran, pokażę nowe batony, wyślę mu ofertę, a potem ogarniemy razem zamówienie.
– Świetnie, Dzięki Filip. Jeszcze dzisiaj mam prośbę, robię spotkanie w Teamsie na koniec dnia, 10 minut, dla wszystkich.
– Hohoho, czyżbyśmy dodawali do oferty pierniki i będziesz dawał opiernicz?
– No właśnie wręcz przeciwnie! Mam dla Was małą niespodziankę, bo dzisiaj o 13 wykonaliśmy target.
– Ale do końca miesiąca jeszcze 8 dni.
– Dokładnie, wykręciliśmy świetny wynik. Stworzyłem spotkanie na Teamsie, wysłałem zaproszenie.
– Tak, już mam, dzięki! No to do później!

 

Wizyty, Urlopy i chorobowe 


Przed wdrożeniem
 

Około 8 rano Krzysiek sprawdzał system SFA i zauważył, że nie pojawił się raport efektywności za poprzedni dzień od Karoliny. Postanowił do niej zadzwonić:
– Haaalo? – zapytała zaspana Karolina.
– Spałaś? Nie jesteś w pracy Karolina?
– Krzysiek, ja mam urlop od wczoraj. Zgłaszałam przecież już dawno.
– Ojej, przepraszam. Kurczę, gdzieś mi to umknęło. To miłego urlopu.
– Dzięki Krzysiek, trzymaj się. – Powiedziała Karolina, po czym się rozłączyli. Krzysiek miał problem. Przeoczył urlop i  nie zorganizował zastępstwa dla Karoliny. Jego jedynym ratunkiem była Oliwia, której region był najbliżej. Oliwia pracowała kiedyś na terenie Karoliny i dobrze znała te punkty oraz klientów. 

Zadzwonił więc do Oliwii i powiedział:
– Oliwia, mam do Ciebie wielką prośbę. Potrzebuję, żeby ktoś zaopiekował się regionem Karoliny do końca tygodnia.
– O cholera! To jest sporo punktów do odwiedzenia, a co się stało?
– Karolina mi zgłosiła  urlop już dawno, ja byłem zabiegany i gdzieś mi to umknęło. I od wczoraj nikt jej punktów nie odwiedza.
– Oj Krzysiek, musisz ograniczyć trochę te krówki. Postaram się ogarnąć jak najwięcej, ale nie dam rady dojechać do wszystkich moich sklepów plus jeszcze drugi region.
– Wiem wiem – spróbuj, chociaż te najważniejsze. Wielkie dzięki! A od krówek się odczep! One nie są niczemu winne. 

Po wdrożeniu systemu zintegrowanego z Microsoft 365 

Jak każdego dnia, Krzysiek zaczął od sprawdzenia kalendarza w Outlooku. Wziął krówkę z miseczki, odwinął papierek jedną ręką, a drugą przewijał na ekranie listę spotkań zespołu. Widział w jednym oknie wszystkie wizyty swoich handlowców. Te, które się już odbyły oraz te zaplanowane. Na inny kolor miał zaznaczone dni urlopu Karoliny od wtorku do piątku. Rozłożył zastępstwo na jej regionie pomiędzy Oliwię i Filipa. Łatwo też widział, które wizyty odbyły się na miejscu, a które w aplikacji Teams. Kiedy się zaczęły, ile trwały, jeśli była taka potrzeba, mógł nawet dołączyć do rozmowy i np. negocjować unikalną ofertę, której przedstawiciel nie był w stanie zaproponować klientowi sam. Wszystko na bieżąco zsynchronizowane z informacjami z aplikacji SFA. Krzysiek analizował obłożenie zespołu i jednocześnie zastanawiał się, jak mogli wcześniej funkcjonować, gdy wszystkie te informacje były rozproszone w kilku różnych miejscach. Już miał sięgać po drugą krówkę, ale przypomniał sobie o ostatnich wynikach poziomu cukru we krwi i zamiast tego napił się kawy.

 

Raporty i analityka 


Raporty bez integracji z Microsoft 365
 

Okresowe raporty w Excelu i ich analiza były najmniej lubianą częścią pracy Krzyśka. Chociaż niezwykle potrzebne i dające ważny obraz sytuacji, ich tworzenie przyprawiało go o ból głowy. Nad tym raportem siedział już trzecią godzinę. Najpierw pobrał wszystkie indywidualne raporty handlowców z platformy SFA. Potem musiał ręcznie przekleić wszystkie informacje do właściwych pól w Excelu. Zjadł już 5 krówek, popił gorzką kawą. Powoli jednak widział już efekt końcowy. Zestawił już prawie wszystkie dane, wstawił formuły, aby przeliczyć wyniki i chciał się zająć ich analizą, gdy zadzwonił Filip, jeden z przedstawicieli handlowych.
– Cześć Krzysiek. Słuchaj, przepraszam Cię bardzo, dopiero przed chwilą dosłałem raport za wczoraj.
– Co? Ja już prawie skończyłem wszystko sumować, będę musiał od nowa. Dlaczego nie dosłałeś wczoraj?
– Miałem jakieś problemy, żeby zalogować się z telefonu, dopiero dzisiaj z komputera się zalogowałem. Nie wiem, co tam jest nie tak.
– A ciasteczka masz?
– Mam, mam – pół bagażnika! Wiozę właśnie do klienta przy okazji, żeby było szybciej.
– W przeglądarce! czy ciasteczka masz włączone?
– A nie wiem, to chyba z informatykiem bym musiał sprawdzić. Przepraszam jeszcze raz, ale niech mnie karmel spalony ściśnie, jakie to logowanie irytujące. Tu inne, tam inne, co chwila się trzeba logować, pięć haseł różnych, masakra. 

Krzysiek nie był szczęśliwy z takiego obiegu sprawy, ale nie miał wyjścia. Podwinął rękawy, dopił kawę i zaczął ponownie zestawiać liczby, tym razem już z brakującym raportem od Filipa. 

Raporty po integracji SFA z Microsoft 365 

Po zintegrowaniu Emigo, czyli SFA od Sagra Technology, z Microsoft 365 wszelkie raporty tworzyły się niemal samoistnie. Krzysiek włączył Biqsens, pobierał i wyświetlał dane razem z raportem i wynikami. Wszystkie informacje pobrały się z bazy danych Emigo w czasie rzeczywistym. Krzysiek próbował językiem odkleić krówkę od zęba i rozważał zasadność wprowadzenia nowej promocji do oferty, kiedy zadzwonił telefon. 

– Cześć Krzysiek.
– Cześć Filip, co tam u Ciebie nowego?
– Słuchaj, właśnie domknąłem wielkie zamówienie, wiem, że już prawie koniec dnia i to jeszcze piątek, ale teraz z sumą tej sprzedaży wpadłem w drugi próg premii.
– Czekaj, odświeżę sobie bazę. Tak, już widzę, ładnie się nam ten miesiąc spina. Gratulacje Filip! To teraz kupisz te nowe koła do roweru pewnie?
– Jeszcze nie wiem, bo dzieciaki chcą drugi komputer do nauki. Ale mam dobrą wiadomość jeszcze! Klient chwalił bardzo te nowe krówki, mówił, że dużo schodzi, będzie teraz regularnie zamawiał więcej.
– No przecież ja ciągle i w kółko powtarzam, że te krówki są najlepsze! Dobra, będę kończył, bo jeszcze naniosę w systemie nową promocję. 

Krzysiek otworzył arkusz Excela, zaciągnął za pomocą darmowej wtyczki Emigo Data Tools ofertę do bazy i dodał nowe formy rabatów przy zamówieniu min. 5 kartonów słodyczy. Dodał kilkoma ruchami odpowiednie promocje dla ponad 50 produktów i kliknął „Zapisz dane”, które natychmiast zaktualizowały się w bazie Emigo. Jeszcze kilka minut później Oliwia podczas wizyty u klienta zaproponowała mu nową ofertę i udało się domknąć zamówienie. 

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o korzyściach z używania systemu wsparcia sprzedaży zintegrowanego z Microsoft 365, zachęcamy do kontaktu z nami. Możesz też zapisać się na listę i poinformujemy Cię o najbliższym webinarze na ten temat.