Bez odpowiednich narzędzi i technologii upraszczanie i przyspieszanie działania przestało być możliwe. Dziś dla biznesów zmiana stała się normą. Aby temu sprostać, nie możemy tworzyć skostniałych, nieelastycznych organizacji. Pomaga w tym technologia, ale aby ją odpowiednio wdrożyć i wykorzystać, konieczne są porządki. Na początek przyjrzyjmy się procesom sprzedaży.
Z artykułu dowiesz się:
1. Na co zwracać uwagę badając proces sprzedaży?
2. Jak uprościć przebieg procesu sprzedaży?
3. Dlaczego wdrażanie rozwiązań technologicznych powinno następować po zoptymalizowaniu procesów?
Ograniczona elastyczność organizacji
Im bardziej złożony proces, tym więcej problemów z jego usprawnieniem. Wiele zależności pociąga za sobą często paraliż w reagowaniu na zmiany. Tymczasem procesy biznesowe stają się coraz bardziej złożone i nieliniowe. Lejek sprzedaży ewoluował. Jeszcze nie tak dawno był odpowiedzialny tylko za sprzedaż. Później nałożono go bardziej na działania marketingowe. Ostatnio stał się jednym i drugim – spodziewamy się wsparcia marketingowego w ścieżce sprzedaży, ale również sprzedaż wspiera działania marketingu. Obie komórki współpracują, starając się przekonwertować kontakty marketingowe na szanse sprzedaży.
Aby nadążać za zmianami, profesjonaliści muszą stale eksperymentować, bacznie śledzić co działa w danym momencie w ich branży czy biznesie. Sukces sprzedaży zaprzepaszcza brak możliwości szybkiej adaptacji nowych modeli biznesowych opartych na potrzebach klienta, umożliwiających klientowi oczekiwany kontakt w dowolnym punkcie lejka – jego angażującej podróży. Dlatego proces sprzedaży musi być dobrze poznany, by wiedzieć, co w nim zmieniać, jak go optymalizować, aby podążać za potrzebami klienta. Zdolność do ciągłej zmiany staje się jednym z kluczowych czynników sukcesu dla organizacji sprzedaży. Należy przyznać, że technologia może wspierać tego typu zmiany.
Bieżący przebieg procesu sprzedaży
Pełne zrozumienie procesu jest bez wątpienia pierwszą kwestią, którą należy się zająć, jeśli chcesz mieć pełną kontrolę na każdym etapem działań i nad wprowadzanymi zmianami. „Dlaczego to nie działa?” – jest jednym z kluczowych pytań! Dlatego, tak ważna jest świadomość, jak proces funkcjonował przed próbą dokonania korekty jego przepływu. Znajomość linii procesowej, wyraźne określenie zmian, które należy wprowadzić oraz analiza celów ulepszenia, to podstawy pomyślnej zmiany. Na tym etapie nie jest istotne narzędzie, jakie wybrałeś do analizy procesu sprzedaży. Zarówno przy mapowaniu procesu, analizie przyczyny/skutku czy w dowolnej innej metodzie, powinieneś rozważyć odpowiedzi na następujące pytania:
• Oceń, czy któryś z kroków tworzy wąskie gardła?
• Który z nich uznać można za najbardziej czasochłonny? Może któryś z nich przyczynia się do spowolnienia procesu?
• Jakie etapy procesu, nie działają tak, jak powinny? Czy któreś z kroków mają negatywny wpływ na jakość?
• Czy są jakieś kroki, które wyróżnia wysoka zasobo- lub kosztochłonność?
Ogłaszanie zmian w organizacji
Już na samym początku podejmowania prób zmiany procesu, upewnij się, że bierzesz pod uwagę opinie wszystkich zainteresowanych stron. Przed zmianami należy poznać ich opinie, szczególnie jeśli zmiany wpłyną lub zagrożą połączonym procesom. Zintegrowanie i wszechstronne podejście do zmiany procesu sprzedaży pomoże uniknąć i zapobiec możliwym nieporozumieniom i oporom, jakie mogą się pojawić. Właściwe propagowanie informacji o zmianach, to jeden z czynników podnoszenia efektywności ich wprowadzania. Interesariusze stają się orędownikami zmian, jeśli są one wprowadzane zgodnie z ich preferencjami.
Jasne określenie zmian
Odkrycie dysfunkcji w procesie nie oznacza, że można w szybki sposób określić, jakie zmiany dadzą oczekiwany efekt. Chcąc wdrożyć nowy, poprawiony proces, warto zwizualizować go i przyjrzeć się szczegółowo, jak wpłyną na jego przebieg proponowane zmiany. Dzięki temu jeszcze przed rozpoczęciem zmian będzie możliwe przyjrzenie się symulacji i sprawdzenie, czy proponowane zmiany są właściwe. Im bardziej skomplikowane procesy, tym bardziej każda, nawet najmniejsza zmiana może mieć niebagatelny i nieprzewidywalny wpływ na całość jego przebiegu po zmianach.
Godzina „zero” – start nowego, zmienionego procesu
Podczas pracy nad optymalizacją procesu trzeba jasno określić start – czyli datę, kiedy wprowadzone zmiany zaczynają działać. Jest to niezmiernie ważne. Określenie daty umożliwi Ci na analizowanie wyników zmian. Bez tej grubej kreski, trudne będzie zbadanie, czy wprowadzone zmiany były skuteczne, co się nie sprawdziło, co działa prawidłowo.
Wprowadzenie zmiany
Etap wprowadzania zmian, jest doskonałym momentem na posłużenie się technologią. To właśnie ten moment, kiedy można zaopatrzyć proces w nowoczesne narzędzia. Zmiany będą postępować szybciej i łatwiej osiągniesz zamierzone efekty. I tak usprawnić proces sprzedaży i zautomatyzować powtarzalne zadania handlowców może odpowiedni system Sales Force Automation. Przykładem może być Emigo. Takie kompleksowe rozwiązanie umożliwia usprawnienie istniejących procesów i zmiany w procesach w dowolnym momencie i zależnie od potrzeb.
Analiza efektów i optymalizacja
Wprowadzanie zmian to dopiero początek. Wyniki zmian powinny być systematycznie mierzone i analizowane. Sprawdź, czy zmiana przyniosła oczekiwane efekty. Czy wszystkie nieprawidłowości i wąskie gardła zostały wyeliminowane w procesie? Wszystkie spostrzeżenia na tym etapie wykorzystuj do dalszej poprawy procesu i jego kontroli. Dzięki temu utrzymasz wprowadzone zmiany, aż staną się bieżącym sposobem, w jaki ma działać proces. Wgląd w proces i problemy, jakie mogą zaburzać jego prawidłowy przebieg, są bardzo ważne. 21% zespołów sprzedaży mówi o ograniczonym wglądzie w problemy, co sprawia, że może być za późno na uniknięcie nieprawidłowości, a to powoduje, że proces staje się nieefektywny.
