Pracownicy wykonujący swoje zadania poza biurem, czyli tak zwani deskless workers stanowią większość siły roboczej na świecie (aż 80%). Praca w terenie jest podstawą działalności wielu branż, od produkcji, poprzez logistykę, opiekę medyczną, aż po budownictwo i nieruchomości.
Brak dostępu do biurka to czynnik rodzący wiele wyzwań, jeśli chodzi o organizację pracy takich osób. Firmy napotykają je najczęściej w zakresie monitorowania przebiegu wykonywanych zadań, rozliczania czasu pracy, dostępu do dokumentów czy przepływu informacji i raportowania. Jak zatem odpowiedzieć na te wyzwania i pokonać trudności związane z pracą w terenie?
Spis treści:
- Cyfryzacja pracy w terenie
- Jakie aspekty pracy w terenie usprawniają systemy Digital Process Automation?
- Dostęp do informacji z każdego miejsca
- Gwarancja zachowania standardów usług i jakości pracy w terenie
- Lepsza jakość usług dzięki wiarygodnym danym
- Rozwijanie kompetencji pracowników terenowych
Cyfryzacja pracy w terenie
Na szczęście, podobnie jak w przypadku handlu, praca w terenie może zostać znacznie usprawniona dzięki technologii, a dokładniej dzięki systemom klasy Digital Process Automation (DPA).
Niezależnie od tego, czy mówimy o wszelkiego rodzaju kontrolerach i audytorach, serwisantach czy nawet wyspecjalizowanych ekipach sprzątających, istnieją narzędzia, które są w stanie sprostać potrzebom niemal każdej branży. Z ich pomocą można zautomatyzować w zasadzie każdy aspekt procesów wykorzystywanych w firmie, jak np. tworzenie dokumentacji serwisowej lub kontrolnej, raportowanie, rozliczanie czasu pracy monitorowanie zachowania standardów obsługi klienta czy nawet gromadzenie i analizę danych.
Jest to możliwe dzięki technologii low-code i no-code, które ułatwiają dostosowanie aplikacji, w tym przypadku mobilnych, do konkretnych potrzeb. Szczególnie innowacyjny jest model no-code, który pozwala użytkownikom niemającym technicznych kompetencji konfigurować system bez znajomości języków programowania.
W ten sposób ograniczeniu ulegają koszty przygotowania rozwiązania przeznaczonego dla konkretnej branży. Użytkownik otrzymuje elastyczny system z gotowymi szablonami procesów, które można bez trudu dostosować do specyfiki branży i jej procesów.
Jakie aspekty pracy w terenie usprawniają systemy Digital Process Automation?
Jeśli zastanowimy się, jaki czynnik może najbardziej spowalniać pracę w terenie, to szybko dojdziemy do wniosku, że w większości przypadków będzie to konieczność posługiwania się przez pracowników przestarzałą, papierową dokumentacją. Dotyczy to sposobu dostarczania im informacji na temat zadań, ale też późniejszego raportowania, rejestrowania czasu pracy etc.
Dlatego pierwszym ważnym aspektem cyfryzacji pracy w terenie jest eliminacja papierkowej roboty. Wyobraźmy sobie serwisanta naprawiającego maszynę na linii produkcyjnej, który musi nosić ze sobą pliki kartek z dokumentacją techniczną czy instrukcjami i traci mnóstwo czasu na ich kartkowanie w trakcie naprawy. Po wykonaniu zadania musi jeszcze sporządzić raport, wypełniając ręcznie obszerne dokumenty. Te czynności nie tylko wydłużają czas samej naprawy (i przestoju w produkcji), ale też zajmują pracownika, który mógłby pojechać do kolejnej awarii, ale zamiast tego grzęźnie w papierach.
Dobry system DPA sprawiłby, że na swoim urządzeniu mobilnym, w zasięgu kilku kliknięć, serwisant miałby dostęp do wszystkich informacji potrzebnych mu do pracy. Natomiast raportowanie wykonanego zadania odbyłoby się w automatycznie wygenerowanym formularzu i zajęło nie więcej, niż kilka minut.
Dostęp do informacji z każdego miejsca
Z pełną cyfryzacją dokumentacji wiąże się kolejne istotne usprawnienie pracy w terenie, czyli szybki dostęp do informacji z urządzenia mobilnego. Poza wyżej wspomnianymi informacjami ściśle dotyczącymi przedmiotu zadań, pracownicy mogą też mieć natychmiastowy dostęp do wszelkich danych klientów i co najważniejsze, historii współpracy. Paroma kliknięciami mogą prześledzić, jakie usługi zostały wykonane u konkretnego klienta w wybranym okresie. Daje im to nie tylko przydatną wiedzę, ale też pozytywnie wpływa na relacje z klientem.
Jeden, cyfrowy kanał wymiany informacji w ramach jednego systemu usprawnia też ich przepływ pomiędzy zespołami wykonującymi pracę w terenie i ich przełożonymi. Nie muszą wykonywać czasochłonnych telefonów do współpracowników z pytaniami o wykonane działania czy informacje o klientach.
Również menadżerowie mają szybki i łatwy dostęp do wszelkich danych i informacji o pracy swoich ludzi, łącznie ze szczegółami dotyczącymi wykonanych usług i zarejestrowanym czasem pracy.
Gwarancja zachowania standardów usług i jakości pracy w terenie
Łatwość konfiguracji aplikacji DPA stworzonych w modelu no-code sprawia, że wdrożenie procedur i utrzymanie standardów obsługi różnych klientów jest niezwykle proste.
Interaktywne formularze, w których pracownicy rejestrują wykonywane czynności, zdarzenia, użyte narzędzia lub środki czy inne wartości, mogą zostać dostosowane w zasadzie do specyfiki każdego procesu w każdej możliwej branży. Osoba pracująca w terenie jest niejako „zmuszona” do trzymania się procedur, ponieważ jeśli nie potwierdzi, że przeprowadziła wymagane czynności i nie wprowadzi potrzebnych informacji, to system nie uzna zadania za wykonane.
Lepsza jakość usług dzięki wiarygodnym danym
Systemy DPA dzięki rejestrowaniu przebiegu pracy w terenie są doskonałym narzędziem do gromadzenia wartościowych danych. Służą za źródło wiedzy nie tylko o wykonanych zadaniach, ale również o klientach.
Pełny zapis historii współpracy, zdarzeń i uwag klientów daje możliwość analizy relacji biznesowej i lepsze rozpoznanie potrzeb, a co za tym idzie – opracowania i wdrożenia standardów usług.
Aby zrobić z danych użytek, sama rejestracja oczywiście nie wystarczy. Potrzebne tutaj będą odpowiednia narzędzia do ich analizy. Dlatego system automatyzujący pracę w terenie powinien oferować takie rozwiązania lub być kompatybilny z wysokiej jakości platformą analityczną.
Dzięki temu można bez trudu i szczegółowo przeanalizować to, w jaki sposób wykonywana jest praca w terenie.
Rozwijanie kompetencji pracowników terenowych
Ogromną zaletą płynącą z no-code’owych systemów jest możliwość przygotowania procesów o w zasadzie dowolnym przebiegu. Dlatego są doskonałym narzędziem do prowadzenia szkoleń.
W systemie można skonfigurować na przykład pełny przebieg kursu, szkolenia, testu czy innego procesu rozwijającego lub badającego osoby wykonującej pracę w terenie. Interaktywne formularze i ankiety pozwalają rejestrować wszystkie niezbędne dane poziomie wiedzy i sposobie wykonywania zadań, które później mogą być analizowane w przeznaczonych do tego narzędziach. Na tej podstawie można opracować i wdrożyć nawet bardzo rozbudowane programy szkoleniowe, a podniesienie kompetencji pracowników dodatkowo przełoży się na ich pracę w terenie i jakość obsługi klientów.
