W tym odcinku Podcastu będziemy kontynuować temat, który już nieraz zaczynaliśmy, czyli transformację cyfrową przedsiębiorstwach – skupimy się na obszarze, który w przypadku wielu branż jest niezwykle istotny. Chodzi tutaj o pracowników pracujących bez biurka, czyli deskless. Wiemy, że zmagają się oni z problemami specyficznymi dla swoich branż, dlatego to chciałbym potraktować jako punkt wyjścia do naszej rozmowy. Jest ze mną Marcin Pleszko, Chief Product Officer Sagra Technology.
Dzień dobry. Zaczynając dyskusję, myślę, że warto zadać sobie pytanie, po co tą transformację cyfrową dla tych pracowników powinniśmy przeprowadzić? Dzisiaj mówi się bardzo dużo o automatyzacji, o badaniu efektywności pracy, o obniżaniu kosztów pracy, nadzorowaniu zadań tych ludzi, którzy pracują w terenie bądź poza biurkiem, po to, żeby ocenić ich efektywność, wydajność, żeby postawić im cele odpowiednie. Żeby wspierać ich w rozwiązywaniu problemów. I stąd ten cały deskless dotyczy pracowników, którzy pracują akurat w danej chwili poza biurkiem, czyli nie używają komputera, a używają albo tabletu, albo smartfona do realizacji swoich zadań.
No i mówiąc o transformacji cyfrowej, myślimy o tym, żeby ich zadania przebiegały w pełni cyfrowo, żeby nie musieli oni przygotowywać później, po zakończonej pracy pewnych raportów, żeby czas ich pracy liczył się automatycznie, a jednocześnie, żeby pod spodem powstawały dane, które będą później służyły przełożonym do oceny efektywności. Bardzo często w celach dowodowych wykonania pewnego zlecenia. A i które będą nadawały się do analizy, bo nie wszystkie dane w postaci cyfrowej, jak to często dzisiaj jeszcze bywa, nadają się do analizy. Bo wszelkiego rodzaju dokumenty, raporty, które są tworzone na potrzeby na przykład danego zadania czy zlecenia w wordzie czy excelu one sobie funkcjonują jako pliki na dysku komputera danego pracownika, ale przełożony nie ma szczegółów dotyczących tego tych zadań. Tych zleceń wykonanych w postaci analityki, która mu powie ile to, ile to zadanie trwało, ile tych zadań generalnie było wykonanych, więc tak naprawdę nie ma tych obiektywnych, ile faktycznie poszło na daną pracę, to jest tylko i wyłącznie deklaracja bardzo często pracownika, a pliki są można powiedzieć nieanalizowalne w dłuższej perspektywie.
Gdybyśmy chcieli wyciągać wnioski, ile na przykład pracownik robi takich zleceń, średnio dziennie, średnio miesięcznie, czy należy już zatrudnić nowego pracownika, czy może on jest w stanie wykonywać tych zadań więcej? To są takie aspekty, gdzie właśnie transformacja cyfrowa i aplikacje biznesowe wychodzą ku temu naprzeciw nie tylko automatyzują, zadania, przepływy, procesy biznesowe, które zachodzą poza biurkiem, w których uczestniczą pracownicy. I korzystają wówczas z aplikacji, które ich wspierają. Mam na myśli tutaj aplikacje, które są przygotowane pod konkretne wymagania, czyli pod konkretny proces biznesowy pod konkretny przepływ. Te procesy biznesowe oczywiście powinny być w pełni zintegrowane, czyli pokryte technologią od początku do końca, nie tylko w pewnym w pewnym wycinku. Więc jeżeli efekt pracy takiego audytora, inspektora czy jakiegoś mechanika w terenie ma trafić dalej do innego systemu czy do innego działu, to tak się faktycznie powinno dziać. A na końcu powinniśmy oceniać efektywność tego procesu.
No właśnie i to tak, jak mówię, że przygotowany tak naprawdę pod konkretną branżę, bo te procesy będą czasami skrajnie różnie różne, skrajnie różnych branżach. Poza biurkiem mogą pracować zarówno i agenci nieruchomości i magazynierzy i monterzy kablówki, czy kontrolerzy procesów w fabrykach, więc w jaki sposób i za pomocą jakich technologii sprawić, aby w zasadzie jedno narzędzie zaspokoiło potrzeby tak różnych branż?
Ja myślę, że tutaj nie ma jednej odpowiedzi, bo wiadomo, że nie ma jednego systemu, który jest do wszystkiego. To musimy sobie powiedzieć. Są faktycznie systemy branżowe, czy do konkretnych procesów biznesowych jak obsługa klienta, obsługa serwisowa i to są narzędzia, które są powiedzmy uniwersalne, gotowe, bądź nawet przystosowane do na przykład rynku nieruchomości, tak jak wspomniałem. I z nich można korzystać, one pokrywają obsługę tych głównych procesów, ale jest mnóstwo procesów komplementarnych, czyli takich, które uzupełniają ten cały proces główny, w którym uczestniczą różni pracownicy i mają do wykonania pewne zadanie. I dzisiaj można powiedzieć, że wykonują częściowo to na komputerach częściowo może wykonują to na swoich smartfonach, robiąc zdjęcia, ale to zdjęcie nie jest powiązane z jakąś aplikacją, tylko rezyduje sobie w takiej galerii można powiedzieć na telefonie, więc trudno powiedzieć, czy to jest obiektywny dowód. Natomiast mówiąc o obiektywnych dowodach, mówimy o tym, że z wczytujemy pozycję GPS takiego zdjęcia. Wymagają automatyzacji, czyli wymagają aplikacji biznesowych, które są dostosowane nawet nie do branży, a do konkretnej organizacji.
Pracownik ma podane wszystkie dokumenty, które służą mu do wykonania tego zadania, ma listę zadań, którą, które jest dla niego przygotowania bądź sam może ją również kreować, czy jest kreowana przez jakiegoś dyspozytora czy kierownika. Praktycznie taka aplikacja za każdym razem musi być dostosowana do organizacji. Mówiąc to, nie mówimy o podejściu, które do niedawna było stosowane, kiedy firma zgłaszała się do Software House i czy do swojego działu IT i powstawało rozwiązanie dedykowane tak zwane kostiumowe pod konkretne potrzeby. Dzisiaj potrzeby firm i ta niepewność na rynku jest tak duża, że potrzeby bardzo często się zmieniają, zmieniają się warunki biznesowe, zmieniają się przepisy i trzeba te aplikacje dostosowywać. To są ogromne koszty, gdybyśmy w takim waterfallowym procesie występowali i nawet a outsourcingu i zgłaszali zmiany co jakiś czas do naszego partnera czy do naszego działu? Po pierwsze czas po drugie to bardzo dużo kosztuje odpowiedzią na to są platformy, platformy low-code i no-code, które oddają w ręce użytkowników nietechnicznych, czyli w ręce użytkowników biznesowych, narzędzia do budowy takich aplikacji pod własne potrzeby. Bez znajomości kodu oczywiście, low-code to jest ta część, w którym pewnego rodzaju język formuł podobny do języka wykorzystywanego w excelu. Są tacy użytkownicy biznesowi, którzy mają powiedzmy zacięcie technologiczne i są w stanie to zrobić. Nazywamy ich citizen developerami. Ci, którzy tego zacięcia technicznego nie mają, oni potrzebują wsparcia w postaci platformy no-code, czyli takich, gdzie mogę sobie stworzyć aplikację biznesową do obsługi jakiegoś przypływu bądź procesu wyłącznie poprzez przeciąganie i upuszczanie w interfejsie graficznym elementów, takich takie jak lista zadań jak szablony zadań, jak lista lokalizacji, które chce odwiedzić listę zleceń.
To są wszystkie te elementy, które dzisiaj warunkują przewagę konkurencyjną dla firm. Jeśli oczywiście chcemy zautomatyzować swoje procesy i być odporni na zmiany w przyszłości, czyli tak zwany future proof, te aplikacje możemy sami zmieniać w platformach no-code i low-code. Można samemu zmieniać bardzo szybko i dostosowywać na bieżąco bez udziału programistów, co myślę, że to jest najważniejsze.
Czyli w zasadzie poza tym, co teraz powiedziałeś, czyli ta łatwość samodzielnego dostosowania takich narzędzi do własnych potrzeb i wszystkiego, co się wiąże z automatyzacją, czyli eliminacja papierkowej roboty, wykonywanie przez takich terenowych pracowników wiąże się z dostępem do danych, które są bardzo cennym zasobem.
Tak zgadza się, no przede wszystkim tutaj firma zyskuje obiektywne dowody na potwierdzenie wykonania pewnego zlecenia. Pewnego zadania czy usługi, zwłaszcza usługi. Zyskujemy nie tylko informacje z urządzenia mobilnego, kiedy to zostało wykonane, gdzie, ile trwało, czy faktycznie zostało wykonane tam, gdzie użytkownik to zadeklarował, że wykonuje zdjęcia. No to jest kolejny dowód, który może być zbierany podczas wykonywania takiego zadania. Wszelkiego rodzaju dokumenty, formularze, które są wówczas tworzone, mogą być również wykonywane w konkretnym miejscu. I tu również zapisuje się pozycję GPS sporządzenie takich dokumentów. Te dokumenty następnie mogą być wysyłane mailem bezpośrednio z tamtego miejsca, gdzie zadanie jest realizowane. Może być powiadomiony o tym klient, może dostać kopię tych dokumentów. Może dziać się to oczywiście automatycznie, że ta kopia dokumentów do niego. A następnie całość może trafić do tak zwanej cyfrowej teczki zlecenia czy usługi czy zadania, w której odkładają się elementy nie tylko pod kątem analizy, ale potem pod kątem przyszłego dociekania co się wydarzyło, co było wykonane.
Dzisiaj można powiedzieć, że mamy do czynienia z taką papierową teczką, na przykład zlecenia, drukujemy wszystkie dokumenty, wkładamy do teczki. Potem jeżeli jest jakieś roszczenie bądź reklamacja, docieramy, dochodzimy do tego, co się działo podczas wykonywania tego zlecenia, co zostało wykonane. W przypadku aplikacji biznesowych mamy tych informacji o wiele, wiele więcej, które odkładają się w cyfrowej teczce i które później możemy wykorzystać do tego, żeby potwierdzić, że zrobiliśmy pracę zgodnie z wytycznymi wymaganiami, bądź faktycznie stwierdzić, że były pewne uchybienia, na które oczywiście można też działać podczas wykonywania zadania i zabezpieczyć się przed różnego rodzaju błędami ludzkimi podczas wykonywania takich działań.
Tak naprawdę patrząc szerzej jeszcze na ten temat, to jakby dostęp do tych danych, też może służyć przyszłościowo też poprawie czy modyfikacji sposobu świadczenia usług przez firmy, bo to daje dużą wiedzę na temat tego, co się dzieje u klienta, czasami możliwe, że nawet jakieś nowe, nieznane wcześniej potrzeby naszych klientów zidentyfikujemy w ten sposób.
Dokładnie, taka aplikacja może wręcz wymuszać zaraportowanie pewnych potrzeb klienta. To Wszystko trafia do nas w postaci na przykład jakiegoś raportu. To wszystko jesteśmy w stanie za pomocą aplikacji biznesowych zbierać, ale myślę, że najważniejsza jest tutaj odpowiedź na takie kluczowe pytanie dla przełożonych, czyli gdzie są moi ludzie, co oni robią, jak długo im to zajmuje, czy oni są w stanie robić więcej, ile średnio tych zadań wykonują? Czy ja już mam argumenty do tego, żeby kogoś zatrudnić, kolejną osobę, czy jeszcze nie. Czy ten pracownik będzie w stanie wykonywać więcej tych zadań czy wizyt czy zleceń, inspekcji? (…)
Sagra Technology Sp. z o.o.
ul. Cyfrowa 4
71-441 Szczecin
NIP: 852-060-49-61
Bank: Bank PEKAO S.A. I/O Szczecin
Konto: 71 1240 3813 1111 0000 4393 1738
